Перечень основных видов деятельности архива

Государственный архив является объектом, хранящим архивные фонды Костромской области, в том числе, уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации и архивных фондов Костромской области, научным и научно-методическим центром по вопросам архивного дела, информационной системой в структуре информационных ресурсов Костромской области и Российской Федерации, входит в единую архивную систему Костромской области.

Государственный архив является казенной некоммерческой организацией, финансируемой за счет средств областного бюджета.

Государственный архив создан в целях удовлетворения общественных потребностей путем реализации функций некоммерческого характера.

Для достижения указанных целей Государственный архив осуществляет следующие виды деятельности:

  • 1. Обеспечивает сохранность архивных фондов Костромской области путем проведения комплекса мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов, надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение, утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии, в том числе проводит физико-химическую и техническую обработку архивных документов;
  • 2. Осуществляет государственный учет архивных документов, а именно: определяет количество и состав документов архивных фондов Костромской области, других архивных документов в установленных единицах учета в архиве и организациях – источниках комплектования, отражает это количество и состав в учетных документах, обеспечивает организационную упорядоченность, возможность адресного поиска документов, контроль над их наличием и состоянием.<
  • 2. Осуществляет государственный учет архивных документов, а именно: определяет количество и состав документов архивных фондов Костромской области, других архивных документов в установленных единицах учета в архиве и организациях – источниках комплектования, отражает это количество и состав в учетных документах, обеспечивает организационную упорядоченность, возможность адресного поиска документов, контроль над их наличием и состоянием.
  • 3. Выявляет и ведет учет уникальных и особо ценных документов архивных фондов Костромской области, создает их страховой фонд и фонд пользования путем микрофильмирования архивных документов.
  • 4. Осуществляет комплектование (систематическое пополнение) архива документами архивных фондов Костромской области.
    • 1) составляет и ведет списки организаций и граждан – источников комплектования;
    • 2) в соответствии с действующим законодательством принимает меры по комплектованию архивных фондов Костромской области документами, находящимися в собственности негосударственных учреждений и граждан, к выявлению и получению из российских и зарубежных архивов подлинников или копий архивных документов на правах подлинников;
    • 3) совместно с собственником или владельцем архивных документов под руководством комитета по делам архивов Костромской области осуществляет экспертизу ценности документов;
    • 4) рассматривает и готовит к утверждению экспертно-проверочной комиссией комитета по делам архивов Костромской области описи дел, документов постоянного срока хранения или их годовые разделы;
    • 5) готовит к согласованию экспертно-проверочной комиссией комитета по делам архивов Костромской области описи дел по личному составу или их годовые разделы, акты о неисправимых повреждениях документов;<
    • 5) готовит к согласованию экспертно-проверочной комиссией комитета по делам архивов Костромской области описи дел по личному составу или их годовые разделы, акты о неисправимых повреждениях документов;
    • 6) осуществляет прием архивных документов, в том числе от ликвидированных организаций.
  • 5. Взаимодействует с организациями – источниками комплектования.
    • 1) рассматривает и готовит к согласованию экспертно-проверочной комиссией комитета по делам архивов Костромской области инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях организаций – источников комплектования;
    • 2) участвует в работе центральных экспертных комиссий, экспертных комиссий организаций – источников комплектования;
    • 3) принимает участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования архива, организуемых комитетом по делам архивов Костромской области;
    • 4) оказывает методическую и практическую помощь делопроизводственным, архивным и экспертным службам организаций - источников комплектования, в том числе на договорной основе:
      • в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;
      • по отбору документов в состав архивных фондов Костромской области и подготовке их к передаче на постоянное хранение;
      • по упорядочению документов по личному составу;
      • по ведению учета документов архивных фондов Костромской области, находящихся на временном хранении;
      • по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;
      • по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб источников комплектования;
      • в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.
  • 6. Предоставляет пользователю открытые документы архивных фондов Костромской области и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к ним и издания библиотечного фонда.
  • 7. Обеспечивает доступ пользователя к секретным делам, делам, содержащим конфиденциальную информацию, базам данных с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации, и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче в архив.
  • 8. Ведет работу по созданию и совершенствованию справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) с целью обеспечения доступа пользователей к архивным документам.
  • 9. Предоставляет безвозмездно или за плату пользователю следующие информационные услуги и информационные продукты:
    • 1) информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;
    • 2) предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива;
    • 3) экспонирование архивных документов на выставках;
    • 4) использование архивных документов в средствах массовой информации;
    • 5) проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, чтений, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов;
    • 6) публикация архивных документов.
  • 10. В установленном порядке осуществляет работу по рассекречиванию документов архивных фондов Костромской области, хранящихся в Учреждении.
  • 11. Осуществляет научные исследования в области архивного дела. Участвует в работе Научно-методического совета архивных учреждений Центрального федерального округа.
  • 12. Обеспечивает защиту документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, в соответствии с законодательством Российской Федерации и в пределах своей компетенции.
  • 13. Развивает связи в сфере архивного дела с отечественными и зарубежными партнерами.
  • 14. Осуществляет иные виды деятельности в пределах его полномочий.
  • 15. Государственный архив не вправе осуществлять виды деятельности, не предусмотренные настоящим Уставом, законодательством РФ.
  • 16. Государственный архив в соответствии с номенклатурой платных работ и услуг оказывает юридическим и физическим лицам платные услуги на договорной основе по профилю основной деятельности.