Краткий отчет о деятельности ОГКУ «Государственного архива Костромской области» за 2017 год



Обеспечение сохранности и государственный учёт документов Ахивного фонда Костромской области.

Сотрудниками отдела реставрации, переплёта и микрофильмирования документов была проведена комплексная реставрация 174 ед. хр. - 18163 листа фондов «Костромская духовная консистория» «Коллекция метрических книг Костромской губернии».

Была проведена частичная реставрация и переплет книг – 2 ед. хр. («Краткие статистические сведения о приходских церквях Костромской епархии» и «Костромская область: административно-территориальное деление на 1 января 1981 года») и газет – 2 подшивки («Поволжский вестник» за 1910 г. и «Северная правда» за 1931 г. (июль–декабрь).

Проведена консервационно-профилактическая обработка фотодокументов – 1000 ед. хр. и страхового фонда – 20 ед. хр.

Создание электронного фонда пользования (ЭФП)

В рамках обеспечения сохранности документов продолжалось создание электронного фонда пользования (ЭФП). Сканирование проводили сотрудники отдела информационно-поисковых систем и аудио-визуальных и электронных документов и отдела реставрации, переплета и микрофильмирования. Сканировались документы на бумажной основе. В подавляющем большинстве это были самые востребованные в читальном зале документы – метрические книги приходских церквей Костромской губернии и документы фонда «Костромской губернский статистический комитет». Всего было оцифровано – 1814 ед. хр. (268162) изображения. Оцифрованы 103 описи.

Был создан электронный фонд пользования на фотодокументы (позитивы и негативы – 2028 ед. хр. / 2028 изображения.

Выдача дел из хранилища

В целях проведения плановых и внеплановых работ сотрудникам архива и пользователям в читальный зал сотрудниками отдела обеспечения сохранности, отдела документов по личному составу, отдела информационно-поисковых систем из архивохранилищ выдано (за исключением работ по обеспечению сохранности документов и их учету) 76141 ед. хр., 152 документа на бумажной основе, 212 фотодокумента, 35 фонодокументов, 1846 единиц учета (712 микрофильмов и микрофиш, 590 ЭФП фотодокументов, 544 ЭФП документов на бумажной основе). В том числе, в читальный зал – 4439 ед. хр. и 544 единиц электронного фонда пользования.

Картонирование

Всего в 2017 г. было закартонировано 7338 дел постоянного срока хранения и по личному составу. Для этого использовано 743 коробки, изготовленные в ОГКУ «ГАКО».

Проверка наличия

Проведена проверка наличия и состояния документов периодов до и после 1917 года в количестве 23926 ед. хранения; 2212 ед. хр. хранения документов по личному составу. Итого проверено наличия 26138 ед. хранения документов на бумажной основе. Проводились выборочные проверки правильности подкладки дел в хранилище периода до 1917 – 4048 ед. хр., периода после 1917 – 1925 ед. хр.

Проведена проверка наличия и состояния фотодокументов – 2250 ед. хр. Проставлены архивные шифры на оборотной стороне фотопозитивов – 1542 ед. хр.

Подготовка документов к реставрации и оцифровке и прием после завершения работ.

Начата работа по технической подготовке дел фонда Ф.362 «Коллекция документов помещиков Костромской губернии» к реставрации (документы отнесены к особо ценным). Проверена нумерация 112 дел/3451 лист, заполнены листы-заверители на эти дела.

Проводилась работа по учету дел с повреждениями носителей и текста фонда ф.179 «Костромская губернская ученая архивная комиссия»; ф.Р-6 «Исполнительный комитет Костромского Губернского Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов». Проведено выявление документов по личному составу с повреждениями – 260 ед. хр.

Проведена нумерация листов с оборотами в делах фонда Ф.134 «Костромское губернское правление» (1189 ед. хр. / 268442 листа).

Продолжена работа по проставлению штампов «Выбыло» в описях дел, пострадавших от пожара. Проставлено 50048 штампов (88 фондов, 125 описей).

Другие виды работ по обеспечению сохранности.

Подшиты «Дела фонда» в количестве 429, них пронумеровано 6353 листа.

В отчетный период были доработаны разработанные в 2016 году План мероприятий по эвакуации в особый период документов Архивного фонда РФ, хранящихся в ОГКУ «Государственный архив Костромской области и План (поэтажный) размещения документов ОГКУ «ГАКО», подлежащих эвакуации в особый период.

В целях организации рационального хранения учетных документов в ОГКУ «ГАКО» главный хранитель фондов провел выверку имеющихся на хранении в изолированном архивохранилище документов периода до 1917 года третьих экземпляров описей дел, документов периода до 1917 года и составление реестра на них.

Проведена подшивка описей документов по личному составу – 216.

В целях более рационального размещения документов в архивохранилище документов по личному составу перемещено на новые места хранения 13318 ед. хр. (489 коробок).

Выявление уникальных документов.

В 2017 г. был дополнен список и перечень находящихся на хранении в архиве уникальных документов, включенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ и в Государственный реестр уникальных документов архивных фондов Костромской области.

Проведена работа по выявлению документа для представления в Государственный реестр уникальных документов РФ. Подготовлен лист учета уникального документа: «Настольная грамота игумена Костромского Крестовоздвиженского монастыря архимандрита Корнилия. 1610 г.» (ф. 712, оп. 2, д. 14, л. 2). Экспертами выступили специалист по учебно-методической работе межкафедральной археографической лаборатории исторического факультета МГУ Белянкин Ю.С. и главный хранитель Церковного историко-археологического музея Костромской митрополии Виноградова С.Г.

Государственный учет документов архивного фонда

Продолжено заполнение БД «Архивный фонд» (версия 5.03) – внесены сведения о 48 новых фондах по уровню «Фонд», о 71 новой описи по уровню «Опись», поставленных на учет, о 6000 ед. хр. по уровню «Единица хранения».

Всего с начала работы внесены сведения о:
3024 фондах по уровню «Фонд» - 100 %, в том числе о 15 выбывших фондах;
6623 описях по уровню «Опись», с учетом описей на дела без шифра;
5513 описях по уровню «Опись» без учета описей на дела без шифра – 100%;
37893 ед. хр. по уровню «Единица хранения» – 3,3 % от всего объема единиц хранения ОГКУ «ГАКО» (1089395 ед. хр. – на 01.01.2017).

Формирование Архивного фонда Костромской области. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве

В 2017 г. проводилась работа по подготовке передачи на государственное хранение документов, образовавшихся в процессе деятельности организаций технической инвентаризации, на строения, признанные памятниками истории, архитектуры и градостроительства ГП «Костромаоблкадастр – областное БТИ» – не были в связи с отсутствием распоряжения Департамента имущественных и земельных отношений Костромской области о передаче документов на хранение в архив.

По поручению Совета Общественной палаты Костромской области проводилась работа по розыску проектной документации, созданной в деятельности института «Костромагражданпроект» (направлены письма бывшим руководителям организации на адреса, указанные в личных карточках). По запросу Государственной телевизионной и радиовещательной компании «Кострома», было подготовлено письмо об имеющихся на хранении в ОГКУ «ГАКО» документах ОАО «Костромагражданпроект», сроках хранения проектной документации. Также дано интервью журналистам телекомпании по интересующим их вопросам.

Решался вопрос о передаче на хранение в ОГКУ «ГАКО» научного архива ОАО «Костромареставрация». Перед транспортировкой документы предварительно проверялись, составлена сдаточная опись научно-технической документации, акты приема передачи архивных документов. Документы поступили на хранение в архив в неописанном состоянии. Начата работа по их описанию.

В 2017 г. осуществлен прием на хранение: управленческой документации периода после 1917 г.– 4348 ед. хранения (от 26 организаций; научно-технической документации (в неописанном состоянии) 2626 усл. ед. хр. от 1 организации; документов по личному по личному составу – 5576 ед. хр. от 50 организаций.

Были приняты документы личного происхождения (в неописанном состоянии): 577дел, 980 документов, 430 листов, 3 музейных предмета (от 12 граждан) (Горшман А.М., Заботкина О.А., Муренин Н.В., Макарьев П.Ф., Корнев В.И., Зонтиков Н.А., Масалева С.Д., Ильина О.Р., Бузин А.И., Веселов В.Р., Анохин А.А.).

Прием аудиовизуальных и электронных документов в архивохранилище неописанных аудиовизуальных и электронных документов: фотодокументов от граждан и организаций – 40209 ед. хр.; видеодокументов от граждан – 1 ед.хр., электронных документов – 25 дисков, фонодокументов – 1 ед. хр.

Было проведено упорядочение документов 35 организаций по договорам возмездного оказания услуг и 12 безвозмездно: 3628 ед.хр. постоянного срока хранения; 4203 ед.хр. по личному составу. Выделено к уничтожению дел, не подлежащих хранению – 5264 дело;

Представлено на утверждение и согласование ЭПК комитета по делам архивов Костромской области описи 94 организаций, 7500 дела постоянного хранения, 7724 дела по личному составу.

Оказана методическая помощь 12 организациям – источникам комплектования по составлению описей дел постоянного хранения – 2947 ед. хр., 2 организациям – источникам комплектования по составлению описей дел временного (свыше 10 лет) срока хранения – 58 ед. хр., 24 организациям по составлению описей дел по личному составу – 1335 ед. хр., 6 организациям - источникам комплектования оказана методическая помощь в подготовке актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению– 418 позиций / 851 ед. хр.

Сотрудники архива оказали методическую помощь в составлении положения об архиве – 25 организациям, экспертной комиссии – 26 организациям. Представили на рассмотрение ЭПК комитета по делам архивов Костромской области индивидуальные номенклатуры дел – 22 организаций / 7009 позиция. Оказана методическая помощь по согласованию 1 инструкции по делопроизводству. Составлено 16 исторических справок к описям.

Проведена работа по оптимизации списка организаций – источников комплектования. Из списка организаций-источников комплектования исключены 5 организаций (ликвидированных).

Научная информация и использование документов, создание информационно-поисковых систем.

В 2017 г. проводилась работа по описанию документов личного происхождения фондов Р-864 (Григоров А.А., краевед, генеалог, историк военно-морского флота, Почетный гражданин города Костромы(1904 – 1989 гг.) – 100 ед. хранения;, фонда Белорукова Д.Ф., краеведа – 56 ед.хр., фонда Р-3193 (Игнатьев В.Я., искусствовед, директор Костромского художественного музея) – 62 ед. хр.

Завершены работы по описанию контрольных экземпляров нормативных правовых актов органов государственной власти СССР, РСФСР, Российской Федерации за 1918-2002 годы. Опись № 2 фонда № Р-1496 «Администрация Костромской области» за 1991-2002 гг. согласована экспертной комиссией ОГКУ ГАКО (протокол № 1 от 25.05.2017) – 275 ед.хр.

Продолжено описание документов Костромского общественного фонда культуры – 50 ед. хр.

Продолжена работа по описанию нового поступления в архивный фонд Р-2049 (Некоммерческая организация «Фонд возрождения Успенского собора») – 88 ед. хранения.

Начата работа по описанию научно-технической документации ГП «Костромареставрация», поступившей в архив в 2017 г. в неописанном состоянии.

Составлены описи фотодокументов (позитивы) и цветные позитивы – 732 ед. хр.

Продолжена работа по переработке карточной описи дел без шифра фонда Ф. 133 «Канцелярия костромского губернатора»

Завершена переработка карточной описи дел без шифра за 1744 год (II ревизия) фонда Ф. 200 «Костромская казенная палата» - [24] ед. хр.

Начата переработка карточной описи дел без шифра за 1834 год (YIII ревизия) фонда Ф. 200 «Костромская казенная палата» – 30 ед. хр.

Проводилась работа по каталогизации фотодокументов, составлено 732 тематические карточки.

Завершена работа по учету каталогов и картотек архива ОГКУ «ГАКО», они размещены в читальном зале архива.

Создание, совершенствование и ведение автоматизированного НСА

Пополнены новыми сведениями тематические базы данных. Всего в базы данных занесено 21738 записей по 331 ед. хр. (документов на бумажной основе) и 1115 записей на фотодокументы. В том числе, базы данных: «Метрические книги» (г. Галич, Нерехта), «Ревизские сказки», «Картотека решений Исполнительного комитета Галичского городского Совета народных депутатов», «Картотека решений Исполнительного комитета Нерехтского городского Совета народных депутатов», «Родословец», «Фотокаталог».

Проводилась работа по переводу именной картотеки, составленной по документам фонда Ф.121 «Костромское губернское дворянское депутатское собрание» в электронный вид, внесено 16370 записей.

Составлялись именные указатели к документам по личному составу фондов Р-1415 (Костромской электромеханический завод), Р-1242 (Нерехтский завод деревянных и пластмассовых формованных изделий), Р-522 (Костромское областное производственное объединение парикмахерского хозяйства «Чародейка»).

Исполнение запросов

В 2017 г. подготовлено 12738 ответов на запросы. Из них, 8061 – положительные, 3897 – отрицательные, 780 письмо об условиях исполнения: социально-правового характера – 9271 (6620 положительно / 2651 отриц.); тематических – 3149 (1364 полож. / 1202 отриц., 583 письма об условиях исполнения); генеалогических – 318 (77 полож. / 44 отриц., 197 писем об условиях исполнения).

В том числе, подготовлены 22 информационных материала по темам: хроника событий, происходивших в г. Петрограде, г. Москве и г. Костроме в 1917 г.; сведения о ряде муниципальных районов Костромской области; сведения об истории Костромского кремля; по теме «Кострома в 1917 году», о развитии льняной продукции в Костромской области в 1960-1990 х гг., об истории воинских подразделений, сформированных на территории Костромского края с древнейших времен и другие.

Подготовлено 121 ответов на запросы, полученные из-за рубежа, в том числе, из Узбекистана, Беларуси, Украины, Германии, Республика Молдова, Латвии, Латвии, Эстонии, Австрии и др. стран.

По электронным каналам связи поступило 9421 запросов, из них 8444 – по VipNet от органов управления ПФ РФ, по электронной почте – 977. Принято на личном приеме 1010 посетителей, по телефону дано 3319 консультаций.

При исполнении запросов, подготовке выставок и публикаций осуществлено копирование документов: 2304 электронных копий и 5349 ксерокопии.

Сотрудники архива принимали представителями Пенсионного фонда РФ г. Костромы и Костромской области, департамента по труду и занятости Костромской области по исполнению запросов социально-правового характера: сделано 129 посещений в ОДЛС и 41 посещения в ОИ и ПД (для них подбираются дела, исполняются копии документов). Всего 170 посещений.

В мае–декабре 2017 г. сотрудниками ПФ проверено 223 архивные справки (ранее статистика не велась). Замечаний к исполнению нет.

Информационная деятельность (подготовка выставок, публикации в СМИ, патриотическое воспитание):

За отчетный период сотрудниками архива подготовлено 14 сообщений на семинарах и конференциях. Были опубликованы 8 статей и публикаций в изданиях Костромской области и в журнале «Отечественные архивы».

Сотрудники архива подготовили и участвовали в подготовке 19 историко-документальных выставок. В читальном зале и холле ОГБУ «Государственный архив Костромской области» были размещены 9 выставок, на сайте архива – 8 электронных выставок. Архив участвовал в подготовке совместных выставок: «История костромских СМИ» (совместно с ОГКУ «ГАНИКО». На территории Костромского архитектурно–этнографического ландшафтного музея–заповедника «Костромская слобода» в рамках Года Экологии в Российской Федерации прошла выставка «Сведения о природе Костромского края в документальных источниках XVIII-XX веков». Экспозиция была подготовлена Государственным архивом Костромской области, Музеем-заповедником «Костромская слобода», Музеем природы Костромской области и Государственным мемориальным и природным музеем-заповедником А.Н.Островского «Щелыково».

Участвовали в подготовке 7 радиопередач и 6 телевизионных сюжетов. Проведены 6 обзорных и 2 тематические экскурсии.

Сопровождение сайта. Всего с начала отчетного периода на сайт архива было сделано 25922 посещения (пользователей 14817). В 2017 г. создан новый раздел «Премия имени А.А. Григорова». В подразделе «Фонды» раздела «Архив» размещены описи ревизских сказок за 1782, 1795. 1811, 1850 гг.) (ф. 200. Оп. 14, 15, 16, 17). С начала года было размещено 127 информаций о деятельности архива.

На портале «Архивы России» в разделе «Новости субъектов» размещены 12 новостей о работе Государственного архива Костромской области.

В социальной сети «Вконтакте» продолжала действовать официальная группа Государственного архива Костромской области. В группе размещаются основные новости о работе архива, анонсы и отчеты о мероприятиях, в подготовке и проведении которых принимали участие архивисты. В течение года даны ответы на вопросы 64 зарегистрировавшихся членов группы.

В апреле 2017 г. в архиве состоялся Бочковский семинар (межрегиональная научно-практическая конференция), посвященный 80-летию со дня рождения Виктора Николаевича Бочкова. Тема встречи в этом году– «Костромской край в воспоминаниях. Воспоминания как исторический источник». В программе выступлений были: рассказы-воспоминания о В.Н. Бочкове и его окружении; о знаменитых и рядовых костромичах, о событиях и фактах, с ними связанных; о становлении и развитии отраслей промышленности и сельского хозяйства, науки, культуры, образования и управления в костромском крае.

В 2017 г. были проведены 3 урока (лекции) для школьников и студентов, 5 встреч с общественностью, проведен День Памяти А.А. Григорова.

Состоялся конкурс короткометражных документальных фильмов о Костромском крае «Малая родина глазами детей», среди учащихся 8–11 классов школ г. Костромы и Костромской области.

Научно-исследовательская и методическая деятельность архива.

Были подготовлены ответы на вопросы анкеты ВНИИДАД по теме «Подготовка аналитического обзора «Опыт работы государственных и муниципальных архивов по исполнению тематических запросов 2012–2016 гг.», анкеты ВНИИДАД по изучению деятельности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации в области комплектования, разработанной Федеральным архивным агентством в связи с подготовкой к рассмотрению на очередном заседании Совета по архивному делу вопроса «Об актуальных проблемах комплектования государственных и муниципальных архивов Российской Федерации».

Проведена работа по подготовке Порядка использования архивных документов в читальном зале ОГКУ «ГАКО» в связи с утверждением Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах РФ (утвержден Приказом Росархива от 01.09.2017 № 143).

За отчетный период было проведено заседаний комиссий: оценочной – 2, методической – 5, экспертной – 5; по определению документов, содержащих сведения о личной и семейной тайне граждан – 1, по рассекречиванию – 1.

Участие в семинарах комитета по делам архивов.

За отчетный период сделано 6 сообщений на семинарах, проводимых комитетом по делам архивов Костромской области. Основные темы: «О методике составления номенклатур дел», «Внедрение в работу Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Работа читального зала.

В отчетный период было сделано 2105 посещение, вновь зарегистрировано 215 человек. Выдано пользователям: 3869 единиц хранения на бумажной основе, микрофиш и микрофильмов ф/п –570, электронного фонда пользования – 544, описей – 2481, книг, журналов – 130, подшивок газет – 171.

Работа научно-справочной библиотеки.

В библиотеку поступило 101 печатное издание. Продолжено заполнение БД «Инвентарная книга» – 1022 записи. Составлены карточки алфавитного, систематического каталогов, на статьи периодических изданий, о выдающихся деятелях края, автографов и др. – 316 карт.

Заключен договор о сотрудничестве в области архивного дела с ФГБУ НИИ «Государственный институт искусствознания».

Проведение архивной практики.

В 2017 г. в архиве проведено 5 практик для студентов Института гуманитарных наук и социальных технологий, Суздальского филиала ФГБОУ ВО «Санкт-Петербургский государственный институт культуры». Проведено учебное занятие по оцифровке архивных документов периода Великой Отечественной войны (в военкоматах области) для группы волонтеров.

В 2017 году в архиве в эксплуатацию введены 2 локальные сети, объединившие 42 рабочих места.

Обеспечен доступ к электронному фонду пользования, размещенному на сервере, сотрудников занятых исполнением запросов по документам постоянного срока хранения. Для работы пользователей читального зала выделена автономная локальная сеть с ограниченным доступом к электронному фонду пользования – 2 рабочих места (второе создано в конце декабря 2017 г.).

Всего в архиве действуют 4 локальные сети, объединяющие 52 рабочих места.

Проведены работы по подключению к закрытому интернет-ресурсу ССТУ.РФ.

Начаты работы по созданию нового сайта ОГКУ ГАКО, работа с сервером, работа по поддержанию работоспособности парка компьютерной техники.

Кадры. Социальная защищённость работников архива. Повышение квалификации специалистов. Охрана труда

Проводилась разработка критериев оценки труда сотрудников ОГКУ «ГАКО» для перехода на систему «эффективный контракт».

Проведена оценка условий труда сотрудников ОГКУ «ГАКО» на факторы: освещенности, пылеустойчивости, химической устойчивости.

Директор ОГКУ «ГАКО» С.А. Попов был награжден медалью МЧС России «25 лет МЧС России». О.Ю. Кивокурцева отмечена нагрудным знаком Росархива «Почетный архивист, Л.А. Поросятковская награждена благодарственным письмом Федерального архивного агентства, Т.Л. Гуркова награждена Почетной грамотой администрации Костромской области.

Архиву были направлены благодарственные письма от командования Военной академии РХБ защиты имени Маршала Советского Союза С.К. Тимошенко, Федеральной службы охраны РФ, Костромского Государственного университета.

В 2017 г. было уволено 24 специалиста по собственному желанию; принято на работу 19 специалистов.

В 2017 г. были установлены и увеличены надбавки за стаж работы, выслугу лет 11 сотрудникам.

Повышение квалификации:

Прошли обучение по различным направлениям 4 сотрудника. В 2017 г. были проведены 27 методических занятия для сотрудников архива.

Проведение проверок архива.

В отчетном году в ОГКУ «ГАКО» проходила проверка деятельности архива в 2015–2016 гг. специалистами Контрольно-Счетной Палаты Костромской области, Управлениея Пенсионного фонда в г. Костроме, ГУ – Костромское региональное отделение Фонда социального страхования РФ.

Финансирование.

В отчетный период финансирование деятельности архива осуществлялось из областного бюджета с двух типов средств: 03.01.00 и 03.02.15.

Законом Костромской области «Об областном бюджете на 2017 год» от с учетом всех изменений, государственному архиву утверждено бюджетных ассигнований и лимитов в бюджетных обязательств по ТС 03.01.00 – 24 822,2 тыс. руб. и по ТС 03.02.15 – 2 700 тыс. руб.

Исполнение бюджета по расходам за 12 месяцев 2017 г. составило 96,53%.

Доход от оказания платных услуг составил в 2017 г. 2821,9 тыс. руб. (в 2016 г. – 3642,3, в 2015 г. – 2799,4 тыс. руб.)

Исполнение бюджета по доходам за 2017 г. составило 104,5%.

В 2017 г. приобретено: комплект компьютерной техники – 5, принтеры – 8, коммутаторы – 14, жесткий диск – 1, телефоны – 4, др. бытовая техника – 8.

В 2017 г. были устранены замечания пожарной службы: в коридорах на 3, 6 и 8 этажах провели ремонтные работы по замене линолеума на керамическую плитку. Проведен ремонт входной группы. Проведена замена старых деревянных окон на пластиковые в кабинетах №16 и 17.

Деятельность архива

Фонды архива