Отдел обеспечения сохранности документов

• 1. Осуществление приема документов на государственное хранение, распределение их по архивохранилищам, контроль состояния принимаемых документов.
• 2. Ведение топографических указателей, учетных документов.
• 3. Проведение проверки наличия хранящихся в архиве документов, организация работы по учету и розыску необнаруженных дел.
• 4. Организация работы по оценке и учету физического состояния документов на бумажной основе, технического состояния документов на пленочных носителях, страхового фонда и фонда пользования.
• 5. Выявление, составление перечней и описей особо ценных дел.
• 6. Выдача из архивохранилищ описей, номерников и дел сотрудникам архива и пользователям.
• 7. Участие в работе по рассекречиванию документов.

Отдел научно-справочного аппарата

• 1. Проведение работы по описанию управленческой документации, документов личного происхождения, фото-, фоно, - видеодокументов.
• 2. Проведение работы по усовершенствованию и переработке описей.
• 3. Каталогизация документов архива.
• 4. Заполнение электронных указателей и тематических баз данных.
• 5. Подготовка к изданию архивных справочников.
• 6. Комплектование архива документами личного происхождения, фото-, фоно-, видеодокументами.
• 7. Проведение ежегодной практикой студентов КГУ им. Н.А. Некрасова.
• 8. Участие в научно-практических конференциях, издательской деятельности архива.

Отдел использования и публикации документов

• 1. Исполнение запросов органов исполнительной власти, социально-правового характера, о применении незаконных репрессий к гражданам в 1920-е – 1930-е гг., об имущественных правах и актах гражданского состояния, тематических, генеалогических.
• 2. Осуществление приёма граждан, рассмотрение заявлений граждан.
• 3. Организация работы читального зала для пользователей архива.
• 4. Научно-исследовательская и просветительская деятельность: выступления на конференциях, подготовка выставок, проведение экскурсий по архиву, подготовка публикаций, подготовка радио и телепередач.
• 5. Организация работы научно-справочной библиотеки.

Отдел документов по личному составу

• 1. Прием на государственное хранение документов по личному составу ликвидированных организаций и обеспечение их сохранности.
• 2. Исполнение социально-правовых запросов (о трудовом стаже, о заработной плате, подтверждение записей в трудовой книжке) от учреждений, организаций, предприятий, граждан по документам архива.
• 3. Осуществление приема, консультации, рассмотрение заявлений граждан, обращающихся в архив.
• 4. Учет и регистрация запросов.
• 5. Выдача в установленном порядке архивных справок, заверенных копий и выписок из документов по личному составу.
• 6. Работа с сотрудниками Пенсионного фонда, Департамента по труду.
• 7. Подбор документов по личному составу в архивохранилищах.
• 8. Подкладка документов по личному составу в архивохранилищах.
• 9. Картонирование и рациональное размещение документов.
• 10. Ведение топографического учета в архивохранилище.
• 11. Консультации и обучение работников муниципальных архивов.
• 12. Участие в подготовке и проведении совещаний, семинаров по профильным отделу направлениям совместно с Пенсионным фондом.

Отдел комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства

• 1. Упорядочение документов постоянного хранения и по личному составу организаций-источников комплектования (190 организаций - органы исполнительной власти, областные организации, организации культуры, здравоохранения, общественные организации, организации негосударственной формы собственности и др.).
• 2. Упорядочение документов ликвидированных организаций и подготовка документов для передачи на хранение в ОГКУ «Государственный архив Костромской области».
• 3. Проведение экспертизы ценности дел (согласно перечня документов со сроками хранения проводит отбор дел временного хранения и составляет акты на уничтожение дел временного хранения).
• 4. Представление описей дел постоянного хранения и по личному составу на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) комитета по делам архивов Костромской области.
• 5. Комплектование архива документами постоянного хранения от организаций-источников комплектования после истечение ведомственного хранения дел в организации; организация приема документов по личному составу от всех ликвидированных организаций.
• 6. Ведение списков организаций государственной и негосударственной форм собственности, документы которых подлежат передаче на хранение в ОГКУ «Государственный архив Костромской области».
• 7. Оказание методической помощи в составлении нормативно-методических документов (номенклатур дел, положений об архиве, экспертной комиссии, инструкций по делопроизводству).
• 8. Осуществление в пределах компетенции отдела организационно-методического руководства деятельностью архивов организаций-источников комплектования ОГКУ «Государственный архив Костромской области».
• 9. Ведение учета документов Архивного фонда, находящихся на ведомственном хранении, проведение паспортизации архивов организаций.

Отдел реставрации, переплёта и микрофильмирования документов

• 1. Выполнение работ по улучшению физического состояния основы и восстановления текста документов, находящихся на хранении в архиве: реставрация и консервационно-профилактическая обработка архивных документов и печатных изданий; дезинфекция и обеспыливание архивных документов и печатных изданий; брошюровка и переплет архивных документов и печатных изданий.
• 2. Создание страхового фонда и фонда пользования документов, изготовление копий архивных документов и печатных изданий.
• 3. Проведение консервационно-профилактической обработки микрофильмов страхового фонда и фонда пользования.
• 4. Обеспечение сохранности архивных документов и печатных изданий, принятых в работу.
• 5. Оказание в установленном порядке на основе заключенных договоров платных услуг физическим и юридическим лицам по обеспечению физической сохранности и копированию документов и печатных изданий, а также другие услуги.
• 6. Осуществление контроля технического состояния и правильности использования оборудования и аппаратуры в отделе.
• 7. Подготовка предложений к основным направлениям и тематике научно-исследовательской и методической работы архива по профильным отделу направлениям.
• 8. Разработка методических пособий по профильным Отделу направлениям, внедрение их в практику работы отдела и архива.
• 9. Осуществление рецензирования научных работ, учебных пособий и программ по профильным отделу направлениям.
• 10. Разработка и проведение мероприятий по научной организации труда в отделе.
• 11. Осуществление технологического контроля и проведение оценки качества выполняемых работ, анализ причин, вызывающих брак, выработка мер по его предупреждению.
• 11. Участие в проведении мероприятий по повышению квалификации кадров архива, проведение стажировки работников других архивов, подготовка предложений к проектам программ учебных планов, других методических документов по повышению деловой квалификации архивных работников по профильным отделу направлениям.
• 12. Изучение передового отечественного и зарубежного опыта в области обеспечения физической сохранности и копирования документов и печатных изданий, внедрение его в практику работы отдела.

Отдел информационных технологий и цифрового развития

• 1. Разработка, внедрение и техническое сопровождение информационных систем, баз данных, архивных справочников по фондам и документам ОГКУ «ГАКО».
• 2. Обеспечение бесперебойной работы серверов, локальных сетей, автоматизированных рабочих мест структурных подразделений ОГКУ «ГАКО».
• 3. Организация подключения ОГКУ «ГАКО» к внешним информационным ресурсам, системам межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), электронного документооборота в защищенной сети ViPNet.
• 4. Организация информационной безопасности ОГКУ «ГАКО» в части обеспечения программно-аппаратной защиты.
• 5. Создание электронного фонда пользования архивных документов и научно-справочного аппарата ОГКУ «ГАКО».
• 6. Организация учета, обеспечения сохранности и использования электронного фонда пользования архивных документов и научно-справочного аппарата ОГКУ «ГАКО», в т.ч. посредством удаленного доступа в Информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
• 7. Осуществляет монтаж и ввод в эксплуатацию локальных сетей ОГКУ «ГАКО».
• 8. Определяет необходимый объем программного обеспечения, устанавливает его на серверы и автоматизированные рабочие места.
• 9. Осуществляет разработку и сопровождение официального сайта ОГКУ «ГАКО».
• 10. Осуществляет актуализацию информации на официальном сайте, поступившей от других структурных подразделений, в соответствии с заданиями администрации ОГКУ «ГАКО».
• 11. Участвует в установленном порядке в оказании платных работ и услуг, выполняемых (оказываемых) ОГКУ «ГАКО».