Краткий отчет ОГКУ «ГАКО» о выполнении основных направлений развития архивного дела за 2020 г.

1. Обеспечение сохранности и государственный учёт документов.

Проведена комплексная реставрация (включает в себя дезинфекцию, реставрацию, переплет) пострадавших от пожара документов на бумажной основе – 144 ед. хр. / 19 543 листа (документы фондов Ф. 56, 200, 362).

Создание электронного фонда пользования и размещение в Электронном читальном зале

Продолжалось создание электронного фонда пользования (ЭФП) – 1810 ед. хр. на бумажной основе на 181027 листах (190597 изображений); фотодокументы (позитивы) – 700 ед.хр. Всего с начала работы создан электронный фонд пользования: на документы на бумажной основе – 16446 ед. хр.; на фотодокументы (позитивы и негативы) – 23525 ед. хр.

Продолжено создание электронного фонда пользования на описи дел постоянного хранения – 200 описей.

На 31.12.2020 в разделе сайта «Электронный читальный зал» размещены описи:
- периода до 1917 г. фондов – 56, описей – 182;
- периода после 1917 г.: фондов – 114, описей – 248 описей.

Проводилась подготовка ЭФП к размещению в БД «Электронный читальный зал»: проверка электронных копий, поворот изображений, исправление ошибок в нумерации файлов, повторное сканирование полностью бракованных файлов, проверка соответствия названия папки и отсканированного дела внутри папки.

Завершена работа по соглашению, заключенному ОГКУ «ГАКО» с Костромской областной научно-универсальной библиотекой в 2019 г. о сотрудничестве в области формирования электронного фонда пользования печатных периодических изданий. Создан электронный фонд пользования на газету «Северная правда» за период с 1941 по 1945 гг., общим объемом 16,6 Гб, созданы – 62 папки (папка - один номер газеты), 1317 файлов. Номера газеты за апрель–декабрь 1941 г. выложены в разделе «Библиотека» Электронного читального зала.

Выдача дел

Для использования (исполнение запросов, подготовка историко-документальных выставок, в читальный зал) за 2020 г. из архивохранилищ и с сервера выдано 141063 ед. хр., в том числе:
– на бумажной основе – 52378 ед. хр.
– фотодокументов – 227
– микрофильмов и микрофиш – 183
– ЭФП фотодокументов – 377
– ЭФП документов на бумажной основе в читальном зале архива и сотрудникам – 5149
– ЭФП документов на бумажной основе в электронном читальном зале на сайте – 82392
- книг, подшивок газет, журналов – 357

На описание из неописанных выдано: 1173 дел и документов (в т.ч. Р-123 «Специальная научно-реставрационная производственная мастерская»; Р-3274 «Мосалева С.Д.», Р-2834 «Сизинцева Л.И.»).

При выдаче дел для использования сотрудниками и пользователями читального зала пронумеровано 40637 листов, проверена нумерация 262086 листов.

Картонирование, проверка наличия

Закартонировано 5126 дел постоянного хранения и 3000 дел по личному составу.

Продолжена работа по перекартонированию дел постоянного хранения, пострадавших от пожара, расположения их по описям, порядку номеров по фондам – 59118 ед. хр.

Проведена проверка наличия документов на бумажной основе – 29930 ед. хранения (в том числе 26373 дел постоянного хранения и 3557 дел по личному составу).

Окончена проверка наличия документов личного происхождения и организаций (неописанных) по актам: всего: 855 дел, 3716 документов, 331 листа россыпи, 116 музейных предмета, 88 фото, 4 картины, 45 книг и буклетов, 28 афиш и плакатов по 67 фондообразователям. В ходе этой работы проведено перекартонирование этих документов в количестве 5183 ед.хр., составлено 126 карточек для постеллажного указателя.

Проведена перешифровка и перекартонирование дел фонда Р-255 «Первая Костромская государственная нотариальная контора Костромской области», оп. 6 в количестве 582 дела.

Проведена работа по технической подготовке дел к созданию электронного фонда пользования – 608 ед. хр. фонда Ф. 200, Ф.Р-1538.

Были подготовлены и переданы на оцифровку описи периода до 1917 года в количестве 200 описей (на 10643 листах).

Были подготовлены и переданы на комплексную реставрацию документы фонда «Коллекция метрических книг церквей Костромской губернии» Ф.56 в количестве 36 дел (на 10766 листах), фонда Ф.130, оп.14 «Костромская духовная консистория» в количестве 61 дело (на 2896 листах) и фонда Ф.200, оп.18 «Костромская казенная палата» в количестве 139 дел (на 14687 листах) и Ф.362, оп.1 в количестве 1 дела (75 листов).

Окончена работа по проставлению штампов «Выбыло» в описях дел, пострадавших от пожара.

Проведена проверка фотодокументов после консервативно-профилактической обработки – 1100 ед. хр.

Комиссией архива по признанию документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии составлялись экспертные заключение по признанию документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии: 188 ед. хр. периода до 1917 года и 2 ед. хр. периода после 1917 г.

Государственный учет документов архивного фонда

В 2020 г. в АСГУ документов Архивного фонда РФ БД «Архивный фонд» (версия 5.05) внесены сведения о 14 новых фондах по уровню «Фонд», 35 новых описях по уровню «Опись». По уровню «Единица хранения» – 36000 новая запись (верификация+новые)

На 01.01.2021 в АСГУ документов Архивного фонда РФ БД «Архивный фонд» внесены сведения о 3099 фондах по уровню «Фонд»; 6766 описях по уровню «Опись»; 110899 ед. хр. по уровню «Единица хранения» – 13,9 % от объема единиц хранения на бумажном носителе (управленческая документация), внесенных в описи.

2. Формирование Архивных фондов Костромской области

В отчетный период осуществлен прием на государственное хранение документов учреждений, организаций и предприятий:
– управленческой документации постоянного хранения периода после 1917 года – 3564 ед. хр. от 27 организаций;
– управленческой документации постоянного хранения периода до 1917 года (в неописанном состоянии) – 841 усл. ед. хр.;
– документов по личному составу 2199 ед. хр. от 25 организаций;
– документов личного происхождения (в неописанном состоянии): 159 усл. ед. хр. от 5 граждан.

Прием аудиовизуальных и электронных документов в архивохранилище неописанных аудиовизуальных и электронных документов – 42 диска от 1 организации и 2 граждан, фотодокументы – 21 ед. хр.

Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве

Проведено упорядочение документов 31 организации (в том числе 18 организаций по договорам возмездного оказания услуг и 13 безвозмездно: постоянного срока хранения (управленческая документация) – 3162 ед.хр.; по личному составу – 3421 ед.хр. (в том числе безвозмездно – 2434 ед. хр).

Представлено на утверждение и согласование ЭПК департамента культуры Костромской области описи 51 организации, в которые включены 5499 ед. хр. постоянного хранения, 5992 ед. хр. по личному составу.

Оказана методическая помощь в составлении положения об архиве – 21 организаций, положения об экспертной комиссии организации – 21 организаций. Представлено на рассмотрение ЭПК департамента культуры Костромской области индивидуальные номенклатуры дел – 26 организаций / 5172 позиции.

Оказана методическая помощь в подготовке на утверждение и согласование ЭПК описей дел постоянного хранения и по личному составу, составлению актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению 16 организаций. В том числе: по составлению описей дел постоянного хранения – 2142 ед. хр. управленческой документации; по составлению описей НТД – 2 ед. хр.; по составлению описей дел по личному составу – 2032 ед. хр.

Из списка организаций – источников комплектования исключены 12 организаций (в связи с их ликвидацией).

Составлено исторические справки к 18 фондам в связи с передачей документов в ОГКУ «ГАКО».

За отчетный период прочитано 3 лекции на семинарах по архивному делу.

3. Научная информация и использование документов, создание информационно-поисковых систем

Завершено описание документов Костромского общественного фонда культуры. Описи организации утверждены ЭПК.

Продолжена работа по описанию документов ГП «Костромареставрация» (начата в 2017 г.):

Продолжены работы по техническому оформлению дел фонда Р-864. Оп. 2. (Григоров А.А.).

Продолжена работа по описанию документов фондов личного происхождения Масалевой С.Д., специалиста по народному костюму Костромской области; Игнатьева В.Я.

Продолжалось описание фотодокументов (позитивы) для включения в следующий раздел описи – 727 ед. хр.

Завершена переработка карточной описи дел без шифра за 1834 год (YIII ревизия) фонда Ф. 200 «Костромская казенная палата» (начата в 2017 г.). Оформление описей, составление указателей, переводной таблицы шифров будет проведено в 2021 г.

Проводилась техническая работа с документами Ф. 200 описи 18 (1762 г.). Документы переданы на реставрацию.

Пополнение баз данных

Пополнены новыми сведениями тематические базы данных:
– 89 ед.хр. / 6620 записей. Продолжено ведение баз данных «Ревизские сказки», «Родословец», «Фотокаталог». Начата работа по заполнению базы данных «Картотека решений Исполнительного комитета Макарьевского районного Совета народных депутатов.

Продолжено создание именных указателей по документам по личному составу.

Исполнение запросов

Всего за 2020 год архивом исполнено 9875 ответов на запросы (6041 положительно / 2839 отриц., 995 письма об условиях исполнения).

В том числе:
социально-правового характера – 6925 ответов (4900 положительно / 2025 отриц.). Из них: о стаже – 1403, о льготном стаже – 384, о заработной плате – 2576, об отсутствии документов в архиве – 1679, об отсутствии документов в архиве с рекомендацией о месте хранения документов – 92, о реорганизации учреждений – 241, запросы о копировании документов – 216; о стаже (в выборных органах), награждении, пребывании в детских домах и др. – 310, о репрессированных – 24;
тематических – 2732 (923 полож. / 814 отриц., 995 писем об условиях исполнения);

Обращения пользователей, связанных с работой электронного читального зала – 207.

Подготовлены 11 информационных материалов по теме:
информационный материал о захоронении на костромских кладбищах солдат и офицеров русской армии, погибших и умерших от ран и болезней в костромских госпиталях в годы Первой мировой войны (1914-1918 гг.); копии документов на тему «Кострома – детям блокадного Ленинграда» направлена в областной дом народного творчества; об объекте культурного наследия «Городской общественный сад» (ныне парк «Центральный»), расположенного на ул. Чайковского г. Костромы. Сведения необходимы для разработки проектно-сметной документации парка; сведения о руководителях прокуратуры г. Костромы за 1933-1992 гг.; сведения о вкладе г. Костромы в достижение победы в Великой Отечественной войны (1941-1945); выявление документов, посвященных 30-летию возвращения Богоявленского собора г. Костромы и др

Проводилось выявление документов для книги о В.Я. Игнатьеве (консультации с Н.В. Игнатьевой, выявлено 29 дел (95 документов на 283 л.), 172 фотографии).

Проводилось выявление документов для историко-документальной выставки «По историческим страницам профессиональных образовательных организаций, посвященной 80-летию системы профессионально-технического образования (выставка подготовлена ГБУ ДО КО ЦНТТИДЮТ «Истоки»).

Проводилось выявление фотодокументов для книги «Костромичи-взгляд сквозь столетие».

Всего по запросам и при подготовке выставок изготовлено: 2592 электронные копии и 3258 ксерокопий.

За 2020 г. сотрудниками Пенсионного Фонда проверено 344 архивные справки. Замечаний к исполнению нет.

Информационная деятельность (подготовка выставок, публикации в СМИ, патриотическое воспитание)

В 2020 г. сотрудниками архива были подготовлены 32 историко-документальные и художественные выставки, в том числе 24 электронных на сайте архива (из них 18 выставок – в подразделе «Документы» раздела сайта, посвященного 75-летию Победы в Великой Отечественной войне.

В читальном зале и холле ОГБУ «Государственный архив Костромской области» были размещены историко-документальные выставки: Историко-документальная выставка «Кострома – детям блокадного Ленинграда»; выставка, посвященная 50-летию открытию автопешеходного моста через реку Волгу.

Вне архива: на экране площади Сусанинской г. Костромы демонстрировалась электронная выставка «Кострома – детям блокадного Ленинграда» в рамках празднования 76-летия снятия блокады; историко-документальная выставка «Из истории ювелирного промысла в Костромском крае» (в рамках проведения XXI международного ювелирного фестиваля «Золотое кольцо России» (20.08.2020–23.08.2020).

В рамках организации работы передвижных архивных историко-документальных выставок по теме: «Историческое и культурное наследие Костромского края как ресурс формирования понимания, обучающимися роли Костромской земли в российской истории»: «Из истории костромской архитектуры» (МБОУ г. Костромы «Средняя общеобразовательная школа № 4»); «Военное детство» (МБОУ г. Костромы «Средняя общеобразовательная школа № 29»).

Подготовлены и размещены на сайте архива электронные выставки: «Во имя Закона на благо Отечества», посвященная 75-летию Костромской областной прокуратуры; «Из истории старообрядчества в Костромской губернии», посвященной 400-летию со дня рождения протопопа Аввакума; «Сельское хозяйство Костромского края в годы Великой Отечественной войны (1941-1945 гг.)»; «Улица Дзержинского, дом № 15. История дома в истории края»; «К 50-летию пуска автопешеходного моста через р. Волгу в г. Костроме»; «Костромские татары. Из истории Костромской Подгородной татарской слободы».

В подразделе «Документы» раздела «75 лет Победы» размещены документы по темам (историко-документальные выставки):
1. Началась война – 41 документ;
2. Военно-оборонная работа – 24;
3. Трудовой фронт – 49;
4. Помощь фронту - 40;
5. Выпуск военной продукции – 35;
6. Транспорт – 10;
7. «Все силы отдадим на быстрейшее окончание сельхозработ...» (сельское хозяйство в годы ВОВ) – 53;
8. «...Тебя поднять, вернуть себе. Отечеству и жизни» (о госпиталях) – 56;
9. «... Передается для размещения эвакуированных» – 38;
10. «Кострома – детям блокадного Ленинграда» – 54;
11. «Жизнь во время войны... (Быт в годы ВОВ) – 43;
12. Медицина в годы ВОВ – 9;
13. «Образование в годы ВОВ» – 6;
14. «Военное детство» – 43;
15. «Спектакль прошел при большом стечении публики...» (Учреждения культуры в годы ВОВ) – 30;
16. «Помощь костромичей жителям освобожденных территорий в годы ВОВ» – 21;
17. «А которые пали в бою, за их помолиться за вечную память...» (Церковь в годы ВОВ) – 11.
18. Письма участников Великой Отечественной войны

Проводились художественные выставки натюрмортов Е.И. Кашина, Т. Туловской.

За отчетный период сотрудниками архива было подготовлено 2 сообщения на конференциях (чтениях).

В 2020 г. были проведены 16 лекций по краеведению, в том числе, 10 видеолекций и 1 видеосюжет об архиве.

В том числе, продолжалась работа лектория «Субботний архив» (3 лекции): Семинары «Введение в генеалогию. Источники биографической и генеалогической информации (период до 1917 г.)»; «Введение в генеалогию: источники биографической и генеалогической информации духовенства»; «Проблемы генеалогии и библиографики».

В 2020 г. подготовлено и проведено 11 виртуальных лекций (оф-лайн), 10 из которых размещены на сайте архива в разделе «Зрительный зал» (создан в 2020 г.): «Сельское хозяйство Костромского края в годы Великой Отечественной войны»; «Архитектурные памятники Костромы: Дзержинского 15 (к 115-летию закладки каменного здания); «Военное детство»; «Июнь. Россия. Воскресенье. Страна на грани: быть не быть…» посвященная 75-летию Победы в Великой Отечественной войне (1941–1945); Видеосюжет «Из истории опубликования текстов Основного Закона страны»; видеолекция, посвященная 50-летию открытия автопешеходного моста через р. Волга; «Война глазами Женщины»; «Из истории Богоявленско-Анастасииного монастыря: к 30-летию возвращения святыни Костромской епархии»; «Костромские татары. Из истории Костромской Подгородной Татарской слободы». На базе регионального отделения общероссийского общественного движения «Народный фронт «За Россию» был проведена онлайн лекция по генеалогии.

Начат цикл видеосюжетов «Архивные истории», посвященный истории и современной деятельности архива. Первый выпуск «Архив – хранилище документов». Видео доступно на сайте архива в разделе «Зрительный зал» (https://kosarchive.ru/zritel/) и на канале YouTube.

В течение года проведено 6 лекций по краеведению для школьников, 6 лекций и 5 семинаров по краеведению и архивоведению для студентов.

В отчетный период сотрудники архива участвовали в подготовке 6 радиопередач и 8 телесюжетов.

В 2020 г. были опубликованы 7 статей и публикаций документов в изданиях Костромской области и на сайте архива.

Проводилась работа по поиску сведений о количестве фондов, описей и документов периода Великой Отечественной войны, хранящихся в ГАКО для возможной их оцифровки, а также выявление документов этого периода при подготовке сборника к 75-летию Великой Победы. Подготовлена рукопись сборника документов «Летопись народного подвига. Костромской край в годы великой отечественной войны (1941–1945).

Проводилась подготовка конкурса на соискание областной премии имени А.А. Григорова.

Проведен областной конкурс короткометражных документальных фильмов о Костромском крае «Малая родина глазами детей».

Сопровождение сайта, работа Электронного читального зала

На сайт архива было сделано 130767 просмотров (57643 посещений, пользователей 44744). Зарегистрировано 1808 новых пользователей, поступило требований – 26105, выдано для просмотра – 82392 электронных копий ед.хр.

В течение отчетного периода проводилось сопровождение сайта, обновление информации в новостной ленте. В разделе «Новости» размещено 110 информаций о деятельности архива.

Продолжалась работа БД «Электронный читальный зал», обеспечивающей удаленный доступ пользователей к архивным документам.

Электронный читальный зал ОГКУ «ГАКО» пополнился документами Костромского губернского дворянского депутатского собрания (ф. 121). На сайте архива в разделе "Электронный читальный зал" и в соцсетях размещается информация о последних добавлениях. В БД «Электронный читальный зал» в 2020 г. размещен ЭФП архивных документов – 3234 ед.хр. Всего с начала работы 6783 ед. хр.

С 30.03.2020 на время карантина по короновирусу раздел «Фонд пользования» Электронного читального зала ОГКУ ГАКО доступен пользователям безвозмездно.

Работа читального зала архива. архивные практики

В 2020 г. в читальный зал ОГКУ «Государственный архив Костромской области» было сделано 1175 посещений, зарегистрированы 255 человек.

Было проведено 3 архивные практики для студентов Костромского государственного университета.

4. Финансирование деятельности государственного архива

Законом Костромской области «Об областном бюджете на 2020 год» от с учетом всех изменений, государственному архиву утверждено бюджетных ассигнований и лимитов в бюджетных обязательств по ТС 03.01.00 – 29974900, по ТС 03.02.00 – 3607900 тыс. руб.

Доход от оказания платных услуг 2020 г. составил 3 823 779 руб.

Исполнение бюджета по доходам за отчетный период составило 101%.

Средняя заработная плата – 21712 руб.

В 2020 г. приобретено: для кабинета отдела документов по личному составу, аквадистиллятор, рециркулятор воздуха для читального зала, МФУ лазерное; персональный компьютер.