Краткий отчет о деятельности ОГКУ «Государственного архива Костромской области» за 2013 год

В 2013 году сотрудники Государственного архива Костромской области продолжали работу по всем направлениям деятельности в соответствие с уставной деятельностью и в рамках государственного задания.

Государственный учёт документов Архивного фонда Костромской области и обеспечение сохранности

В 2013 году было продолжено выявление документов для включения в Государственные реестры уникальных документов (всего с начала работы включены 36 документов): для включения в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ — 1 документ (Ф. 712 «Ипатьевский мужской монастырь», оп. 2, д. 10, л. 2), в Государственный реестр уникальных документов архивных фондов Костромской области — 2 документа.

Отпись платежная о приеме дьяком Приказа Большого прихода Жданом Порошиным от монастырского слуги Троицкого Ипатьевского монастыря Федора Миронова ямских денег в государственную казну с монастырских вотчин во Владимирском, Костромском, Любимском, Судиславском и Плесском уездах и с дворцовых земель с. Покровское-Коробаново и с. Никольское что на Баране«, дата документа — 15 января 1596 г. Фрагмент. Документ включен Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ в 2013 г..

В 2013 году в ОГКУ «ГАКО» поставлено на учет 59 новых фондов и 134 новые описи. Сотрудники отдела информационно-поисковых систем, аудиовизуальных и электронных документов (ОИПСАЭД) внесли в учетную базу данных «Архивный фонд» (версия 4.1) сведения о 50 новых фондах и 67 новых описях, а также добавили к ранее внесенным в базу данных сведениям информацию о 21 новой описи.

Обеспечение сохранности

За 2013 год сотрудники отдела реставрации, переплета и микрофильмирования документов провели:
— реставрацию документов на бумажной основе, пострадавших от пожара документов — 144 ед. хр./19351 листов;
— расцементирование документов на бумажной основе — 196 ед. хр. / 936 листов;
— дезинфекцию документов на бумажной основе — 407 ед. хр./25798 листов;
— консервативно-профилактическую обработку фотодокументов — 1035 ед. хр.
— консервативно-профилактическую обработку страхового фонда — 20 ед. хр.
Картонирование
Сотрудники отдела обеспечения сохранности закартонировали 2385 дел,
вновь принятых на постоянное хранение, и 1566 дел из связок, находящихся на хранении в ОГКУ «ГАКО. Связано в связки 3518 дел, вновь принятых на постоянное хранение. Произведено перекартонирование 729 дел фонда ф-143 для их рационального размещения. Закартонировано в ходе проведения приема документов по личному составу — 4015 дел. Всего для закартонирования и перекартонирования использовано 249 коробок, изготовленных в ОГКУ «ГАКО»

Создание электронного фонда пользования (ЭФП)

В рамках обеспечения сохранности документов продолжалось создание электронного фонда пользования. В 2013 г. сканировались метрические книги приходских церквей Костромской епархии и документы ф. 142 и 130 — 2044 ед. хр. — 95584 изображений. Этой работой занимались сотрудники отдела реставрации, переплёта и микрофильмирования документов и ОИПС АЭД.
Всего с начала работы создан электронный фонд пользования на документы на бумажной основе: 2359 ед. хр. (191893 изображения) (882 Гб).
Продолжалась работа по созданию электронного фонда пользования на фотодокументы и видеодокументы — 1267 ед.хр. / 1267 изображений.
Всего с начала работы оцифровано 17150 ед. хр. (как на бумажной основе, так и фото и видеодокументов).

Формирование Архивного фонда Костромской области.
Прием документов
Документы периода после 1917 г.:
— сотрудники отдела обеспечения сохранности приняли на хранение от ведомственных архивов — 4704 ед.хр. постоянного хранения и 838 дел временного (свыше 10 лет);
— от муниципального архива принято 2 ед. хр.;
— поступило неописанных от граждан документов личного происхождения 205 дела, 133 документа.
Документы периода до 1917 г.:
— приняты на хранение после переработки описей — 413 ед. хр. (ф-200, оп.14 «Костромская казенная палата» и ф-701 «Коллекция документов церквей Костромской губернии»);
— приняты на хранение из неописанных документы Ф-245 «Коллекция документов Большесольских посадских избы и ратуши» — 71 ед.хр. Все дела закартонированы.
Прием документов по личному составу и депозитарного хранения:
отдел документов по личному составу за 2013 год принял на хранение
— 5599 ед.хр. по личному составу;
— 1364 ед. депозитарного хранения.

Проверка наличия

Сотрудники отдела обеспечения сохранности и отдела документов по личному составу провели проверку наличия 13957 ед. хр., фотодокументов — 2150 ед. хр. (ОИПС АЭД). Проведена выборочная проверка правильности подкладки дел в хранилищах — 3952 ед. хр.
Сотрудники отдела обеспечения сохранности провели работу по переводу документов по личному составу (с истекшим сроком хранения) на постоянное хранение — 3263 дел. Проставлены штампы «Выбыло» в описях фондов, пострадавших от пожара: 49565 штампов.

Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве
Сотрудники отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства:
— провели упорядочение документов в 35 организациях: 3979 ед.хр. постоянного срока хранения; 3181 ед.хр. по личному составу;
— представили на утверждение и согласование ЭПК комитета по делам архивов Костромской области описи организаций-источников комплектования — 39 организации (5410 ед. постоянного хранения и 3515 ед. по л/составу), ликвидированных сторонних организации — 24 организаций (290 ед. пост. хранения и 1591 — по личному составу); актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению — 10 от 9 организаций (17822 дела) (утверждены на ЭПК и согласованы);
— оказали методическую помощь в составлении положения об архиве — 23 организаций, экспертной комиссии — 23 организаций;
— представили на рассмотрение ЭПК комитета по делам архивов Костромской области индивидуальные номенклатуры дел — 36 организаций/6968 позиций (согласованы ЭПК);
— оказали методическую помощь 15 организациям в подготовке на утверждение и согласование ЭПК описей дел постоянного хранения и по личному составу: организации-источники комплектования — 10 организаций.
Продолжена работа по заключению договоров о сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства, передаче документов негосударственной части Архивного фонда РФ на хранение. В 2013 году заключен договор с Торгово-промышленной палатой Костромской области и ЗАО «Костромской завод автокомпонентов»
Специалисты отдела приняли участие и провели занятия в 6 семинарах по делопроизводству и ведомственным архивам, организованных комитетом по делам архивов Костромской области и другими организациями.

Научная информация и использование документов.
Создание информационно-поисковых систем
Сотрудники ОИПСАЭД в 2013 году выполнили работу по следующим направлениям:
— описание документов — продолжено описание документов личного происхождения В.Н. Бочкова, и Белорукова Д.Ф.
— описание фотодокументов — 679 ед. хр. Описи утверждены на 515 ед. хр.
— усовершенствование и переработка описей — завершена работа по переработке описи № 1 фонда Ф. 712 «Ипатьевский мужской монастырь, г. Кострома»; описи № 9 фонда Ф. 130 «Костромская духовная консистория». Всего на ЭПК утверждены 2 описи в количестве 2573 ед. хр.. Продолжена переработка карточной описи № [19] фонда Ф.200 «Костромская казенная палата» (ревизские сказки 1782 г.) и начата работа по переработке описи № 7 фонда Ф. 130 «Костромская духовная консистория»;
— пополнены новыми сведениями тематические базы данных:
«Метрические книги», «Родословец», «Клировые ведомости церквей Костромской епархии», «Картотека решений Исполнительного комитета Буйского районного Совета народных депутатов», «Картотека решений Исполнительного комитета Нерехтского районного Совета народных депутатов», «Фотокаталог». Всего занесено 13829 записей по 1485 ед. хр.

Исполнение запросов

Всего за отчетный период сотрудники отдела использования и публикации документов, отдела документов по личному составу исполнили 10196 запросов (6107 — положительно, 3615 — отрицательные ответы, 474 — писем об условиях исполнения). Из них: социально-правового характера — 8026, тематических — 1983, генеалогических — 187.
Сотрудники отдела использования и публикации документов подготовили 11 информационных материалов для органов власти Костромской области.
По электронным каналам связи поступило 8363 запросов, из них 7770 — от органов управления ПФ РФ. Отправлено по электронным каналам связи в ПФР 7255 запросов.
Принято на личном приеме 1559 посетителя.
При исполнении запросов, подготовке выставок и публикаций сотрудники ОИПС и ОИ и ПД изготовили 2783 электронных копии и 5068 ксерокопий.
Всего в 2013 году из архивохранилищ выдано 67419 ед. хранения. 2/3 из них — это документы по личному составу.

Работа читального зала

В 2013 году зарегистрировано 1108 посещений читального зала, пользователей — 139.
В читальный зал выдано:
— дел досоветского и советского периода — 1873 ед. хр.;
— описей — 837;
— микрофиш и микрофильмов ф/п — 320;
— книг, журналов — 131;
— подшивок газет — 92;
— схем, открыток, буклетов — 3.
В научно-справочную библиотеку архива поступило 116 печатных изданий. Продолжено заполнение базы данных «Инвентарная книга» — сделано 1037 записей (с начала работы — 9053). Каталоги пополнены на 637 карточек. Сотрудникам архива и пользователям читального зала выдано 953 печатных издания.

Выступления в конференциях и чтениях,
публикация документов
Сотрудники архива сделали 12 сообщений на конференциях и краеведческих чтениях, подготовили 27 историко-документальных выставок. Из них 8 — в читальном зале архива. 4 историко-документальные выставки экспонировались в с. Парфеньеве, г. Шарье, в КГУ имени А.Н. Некрасова.
ОГКУ «ГАКО» принимал участие в подготовке 4 совместных выставок с Историко-архитектурным и художественным музеем-заповедником, Государственным архивом Ярославской области и Ярославским музеем-заповедником, с Церковным историко-археологическим музеем Костромской епархии (2 выставки).
В Церковном музее, расположенном в Ипатьевском монастыре, состоялась выставки «Покров Державы Небесной — Российской державе земной» и историко-документальная выставка «Царь приехал...» (К 100-летию путешествия императора Николая II по городам Приволжья). Открытие этих выставок стало торжественным мероприятием, на которые прибыли гости не только из Костромы, но и из Ярославля, Москвы и Красногорска.

На выставке «Покров Державы Небесной — Российской державе земной». Фото 2013 г.

Подготовлены и размещены на сайте архива 11 электронных выставок, а также короткометражный юмористический фильм «Секреты архивной службы». В 2013 г. на сайте архива открыт новый раздел «Наши исследования», где размещены 22 исследовательские работы сотрудников архива. Также на сайте размещен «Примерный список священно-церковнослужителей Костромской епархии», составленный лауреатом областной премии им. А.А. Григорова 2012 года Г.В. Брезгиной. Всего за 2013 год сайт архива посетило 9067 человек.
За 2013 году подготовлен сборник докладов по итогам Бочковского семинара, были опубликованы 18 статей и публикаций в изданиях Костромской и Свердловской областей, республики Башкортостан, журнале «Вестник архивиста». Частично тексты публикаций размещены на сайте архива.
В течение годы были проведены 4 экскурсии по архиву.

Научно-исследовательская деятельность архива

В 2013 году закончена работа по составлению памятки «Прием документов Архивного фонда РФ на постоянное хранение в муниципальные архивы». Методическую помощь получили сотрудники муниципальных архивов Антроповского Красносельского, Октябрьского муниципальных районов.

Общественно-просветительская деятельность

Сотрудники архива участвовали в подготовке и проведении 6 встреч с общественностью, в т.ч. Дня памяти костромского генеалога и краеведа А.А. Григорова, презентации сборника по итогам Бочковского семинара-2012, круглого стола о присвоении имени историка и краеведа В.Н. Бочкова скверу в городе Костроме. Активно сотрудничали с Костромским отделением РОИА, принимали участие в работе Совета по делам национальностей, религий и казачества при администрации Костромской области. Региональный конкурс исследовательских краеведческих работ обучающихся на базе ОГКОУ ДОД «Костромской областной центр детского и юношеского туризма и экскурсий «Чудь» состоялся при участии сотрудников архива.
В июле 2013 г сотрудниками архива была проведена архивная практика студентов исторического факультета КГУ имени Н.А. Некрасова. Во время практики продолжено составление электронного именного указателя лиц, подвергшихся политическим репрессиям в 1920–1930-е гг. (лишение избирательных прав, раскулачивание).

Деятельность архива

Фонды архива