Краткий отчет о деятельности ОГКУ «Государственного архива Костромской области» за 2015 год

Краткий отчет о выполнении основных направлений развития архивного дела Областного государственного казенного учреждения «Государственный архив Костромской области» за 2015 г. 1. Деятельность совещательных органов 26.06.2015 состоялся визит временно исполняющего обязанности губернатора Костромской области в ОГКУ «Государственный архив Костромской области», во время которого состоялась торжественная передача архиву планетарного сканера от А.Г. Клещева, заключившего договор с корпорацией «Элар» на поставку сканера. Во время визита Сергей Константинович познакомился с составом и содержанием архивных фондов Костромской области, условиями хранения, оборудованием архивохранилищ. На заседаниях методической комиссии обсуждались вопросы: о подготовке метрических книг к оцифровке, о порядке оцифровки описей документов постоянного срока хранения; об утверждении временного порядка работы по созданию электронных копий фонда пользования и др. На заседаниях экспертной комиссии, в том числе, был рассмотрела вопрос о направлении предложений для включения документа ГАКО в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации: «Изустная память (завещание) Терентия Филипьева сына Подолново прозвищем Шумило своим сыновьям Митрофану и Семену» (1593/1594 г.) (ф. 362, оп.1, д. 466, л.1) Представленный документ является одним из наиболее древних делопроизводственных документов, отражающих историю Костромского и Ярославского края не только в собрании Государственного архива Костромской области, и других хранилищах древних рукописей на территории Костромской, Ярославской областей, но и других архивохранилищах, содержащих материалы XV–XVII вв., а также среди опубликованных в XIX — начале XXI столетия документов этого хронологического периода. На заседаниях экспертной комиссии рассматривались подготовленные в архиве описи. Оценочная комиссия оценивала книги, передаваемые в научно-справочную библиотеку архива. В основном — это книги краеведческого и общеисторического содержания. Ежегодно в библиотеку поступает большое количество литературы. Хотелось бы, чтобы как можно большее количество наших сотрудников знакомилось с книжными богатствами архива. Материально-техническое обеспечение В 2015 г. начата и завершена работа по государственной программе «Доступная среда». Архив оборудован для посещения людьми с ограниченными физическими возможностями — инвалидами-колясочниками и слабовидящими: адаптирован фасад здания, крыльцо, входная группа, комнаты приема граждан и санузел; приобретен лестничный подъемник «SHERPA 902»; в читальном зале установлен портативный видеоувеличитель ONYX; «Deskset HD 24»; наклеены таблички и информационные знаки для инвалидов по зрению; установлен вертикальный подъемник ПВИТ 2000 для маломобильных групп населения. Денежные средства, выделенные по программе, освоены полностью. С июня 2015 г. в архиве работает второй планетарный сканер «ЭларСКАН А2». В июне 2015 г. заключен контракт с ООО «Строительная компания „Стройсоюз“ (предмет контракта — замена труб горячего и холодного водоснабжения в ОГКУ „Государственный архив Костромской области“). Работы были начаты в 3 квартале. Замена труб закончена в 4 квартале 2015 г., но, к сожалению, работы по контракту не завершены. В 2015 г. был проведен косметический ремонт 3 рабочих кабинетов кабинета, туалетов второго этажа, в отремонтированные кабинеты была приобретена новая мебель. В конце 2015 г. произведен ремонт прибора учета тепловой энергии, и опломбирован соединительный элемент водомерного узла. Летом 2015 г. проводилась работа с МУП г. Костромы „Костромагорводоканал“, МБУ г. Костромы „Дорожное хозяйство“ по устранению затопления подвала. 2. Обеспечение сохранности и государственный учёт документов Архивного фонда Костромской области Сотрудники отдела реставрации, переплёта и микрофильмирования документов в 2015 г. провели комплексную реставрацию пострадавших от пожара документов на бумажной основе — 224 ед. хр. / 20084 листов. Это документы фондов Костромской духовной консистории, Костромского губернского по земским и городским делам присутствия, Костромского губернского по крестьянским делам присутствия. Работа реставраторов всегда привлекает к себе внимание посетителей архива, и детей и взрослых. Коллеги отзываются о работе наших реставраторов такими словами: „Хотим высказать свое восхищение вашей работой с пострадавшими фондами и реставрационной деятельностью и пожелать успехов в этом благородном и непростом деле“ (Государственный архив Рязанской области); сотрудники нашей группы по реставрации изучили пособие и почерпнули много полезного для себя» (Государственный архив Ивановской области) В 2015 г. в ОГКУ «ГАКО» работала комиссия по проведению хронометража видов работ по изготовлению художественного переплета в целях установления цены и внесения расценок в Прейскурант на платные работы и услуги, выполняемые ОГКУ «ГАКО». Теперь каждый желающий может сделать заказ на уникальное оформление книги или альбома. Создание электронного фонда пользования (ЭФП) В рамках обеспечения сохранности документов продолжалось создание электронного фонда пользования (ЭФП) на особо-ценные документы. 2015 г. был отчетным годом. По его итогам архив должен был оцифровать не менее 20% особо-ценных документов на бумажном носителе, т.е. более 6000 ед. хр. Эта цифра была на контроле у губернатора. Сотрудники с задачей справились, хоть и было нелегко. Теперь предстоит преодолеть следующий рубеж — к концу 2018 г. следует создать электронные образы 50 % ОЦД. В первую очередь будут оцифрованы метрические книги. Созданием фонда пользования занимались сотрудники отдела реставрации, переплёта и микрофильмирования документов и отдела информационно-поисковых систем, аудиовизуальных и электронных документов. Всего в 2015 г. было отсканировано 2523 ед. хр. на 201074 листах (211119 изображений) на бумажной основе; фотодокументов — 1095 ед. хр. Создание электронного фонда пользования документов на бумажной основе (изображений) Необходимо решить очень важную проблему — сохранить весь этот колоссальный объем информации и дать возможность пользоваться им, в том числе в читальном зале архива или с помощью удаленного доступа — необходимо серьезное серверное оборудование. Проблема, которая возникает при хранении электронных документов — необходимость периодической проверки их технического состояния, проверка на предмет устаревания технологического оборудования, с помощью которого электронные документы были созданы. В 2013 г. сотрудниками ОИПС АЭД проведена проверка 213 ед. хр. электронных документов. Цифровые копии документов (5 ед. хр.), включенных в Государственный реестр уникальных документов записаны на оптические диски DVD-R и направлены в РГА НТД (Москва) (для размещения в Базе данных «Государственный реестр уникальных документов»). Всего направлены цифровые копии 9 документов. В 2015 г. оцифровано 112 описей 25 фондов органов власти постсоветского периода. Выдача дел из хранилища Основное направление деятельности отдела обеспечения сохранности документов явствует из его названия. Особенно остро вопрос обеспечения сохранности стоит перед нашим архивом: подавляющее большинство дел имеет плохое физическое состояние, не подшито. Поэтому, каждое дело перед выдачей в читальный зал проверяется полистно, затем проверка повторяется после возвращения дела пользователем. Особо-ценные и уникальные дела проверяются и перед выдачей сотрудникам архива. Из хранилищ периодов до 1917 и после 1917 гг. было выдано 29684 дел на бумажной основе. Из архивохранилища документов по личному составу выдано 41732 ед. хр. Среди этих дел большое количество дел большеформатных, не убирающихся ни в одну коробку. Всего из всех архивохранилищ, в том числе, хранилища документов по личному составу и фотодокументов выдано в 2015 г. 71456 ед. хранения Выдача единиц хранения из хранилищ Проверка наличия Одним из направлений обеспечения сохранности является проверка наличия документов. В прошедшем году были подвергнуты проверке фонды «Костромского губернского по земским и городским делам присутствия», «Канцелярии Костромского губернатора», личный фонд Бочкова Виктора Николаевича, документы по личному составу Нерехтского завода деревянных и пластмассовых формованных изделий и др. Всего было проверено 21604 ед. хр. на бумажной основе и 2595 фотодокументов Государственный учет документов архивного фонда Сотрудники отдела информационно-поисковых систем, аудиовизуальных и электронных документов продолжили заполнение базы данных: «Архивный фонд». На уровне «Фонд» в базу данных внесены сведения о 100% архивных фондов, хранящихся в архиве. Всего с начала работы внесены сведения о 25859 ед. хр. по уровню «Единица хранения», что составляет 2,4% от всего объема хранящихся дел. Главным хранителем фондов в 2015 г. поставлены на учет 41 новый фонд. Среди вновь поступивших фондов — Мировые судьи судебных участков г. Костромы и Костромского района, ОГУ «Наследие», коллекция писем граждан (в том числе, военного периода), фонд Н.А. Зонтикова. В составе фонда ... Проводилась работа по подготовке документов по работе режимно-секретного подразделения архива. В начале 2016 г. лицензия на выполнение работ, связанных с использованием сведений составляющих государственную тайну, была получена. Формирование Архивного фонда Костромской области Одно из основных направлений деятельности архива — комплектование. В 2015 г. на хранение в архив поступили документы 29 организаций — 3417 ед.хр. управленческой документации постоянного хранения, 214 ед. хр. научно-технической документации. Среди принятых на хранение — документы Костромской администрации, Костромской областной Думы, ОАО «Костромагражданпроект», ОГУ «Наследие». От департамента культуры администрации Костромской области поступили в неописанном состоянии паспорта на объекты культуры. Паспорта были составлены в 1980-е гг. на действующие в то время православные храмы: документы в количестве. Среди документов личного происхождения можно выделить письма военных лет, поступившие из Сусанинского муниципального района. Не уменьшается прием документов по личному составу Прием документов по личному составу (в 2015 г. — 8625 ед.хр. по личному составу от 43 организаций). В хранилище аудиовизуальных и электронных документов поступило 14962 фото, 3 фоно и 14 электронных документов. Сотрудниками отдела информационно-поисковых систем, аудиовизуальных и электронных документов проводилась работа по комплектованию архива документами личного происхождения: Зонтикова Н.А., кандидата исторических наук, писателя, краеведа; Коробова Б.К., экс главы администрации г. Костромы, заместителя губернатора Костромской области, коллекционера; Шевелева И.Ш., заслуженного архитектора Российской Федерации, Почетного гражданина г. Костромы, действительного члена Нью-Йоркской академии наук, почетного члена Российской академии архитектуры и строительных наук и др. Сотрудники отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства: — провели упорядочение документов 53 организаций: 4556 ед.хр. постоянного срока хранения; 6741 ед.хр. по личному составу. В том числе безвозмездно упорядочены документы по личному составу 21 ликвидированной организации: «Костромагражданпроект» за 1964 — 2012, льнокомбината системы И.Д.Зворыкина за 1959-1969 годы, льноткацкой фабрики Октябрьской революции за 1968-1976 годы, льнопрядильной фабрики «Искра Октября» за 1975-1976 годы и др. Одно из направлений деятельности отдела комплектования — методическая помощь организациям. Сотрудники помогли разработать 29 номенклатур, 3 инструкций по делопроизводству, оказали методическую помощь 31 организации в подготовке на утверждение и согласование ЭПК описей дел постоянного хранения и по личному составу — 2034 дела пост. хр., 3021 дел по л/с, 105 дел НТД. Для того, чтобы оказать методическую помощь, необходимо предварительно ознакомиться с нормативными актами организаций, узнать состав документов и многое другое. Создание информационно-поисковых систем Научная информация и использование документов Продолжалась переработка описей и описание архивных документов, фондов личного происхождения, документов, пострадавших во время пожара (1982 г.), фотодокументов. В том числе, подготовлена опись архивного фонда личного происхождения «Бочков Виктор Николаевич (1937 — 1991), краевед». В опись включено — 741 ед. хр. Продолжено описание фонда личного происхождения Р-1666 «Колгушкин Л.А. (1897 — 1972), директор школы слепых и слабовидящих детей, краевед». В опись включено 44 ед. хр. Описи утверждены на ЭПК комитета по делам архивов Костромской области Продолжено описание фонда личного происхождения Р-1667 «Белоруков Д.Ф., краевед». Начато описание контрольных экземпляров нормативных правовых актов органов государственной власти СССР, РСФСР, Российской Федерации за 1918-2002 годы (неописанные документы, поступившие из ОГКУ «ГАНИКО». Проведено описание 105 ед. хр. Начато описание документов архивного фонда Костромского общественного фонда культуры — 52 ед. хр. Утверждена на ЭПК опись описание фотодокументов (позитивы) за 1896–2013 гг. — 417 ед. хр. Наиболее востребованы в настоящее время документы, содержащие генеалогическую информацию. В том числе, ревизские сказки. Завершена работа по переработке карточной описи за 1811 г. В 2016 г. будет продолжено составление указателей (именной, географический, предметный). Продолжалась работа по переработке описи фонда Костромской духовной консистории. Новыми сведениями были пополнены тематические базы данных: «Метрические книги», «Картотеки решений Исполнительных комитетов Костромского районного и Нерехтского городского Советов народных депутатов», «Родословец». Всего в базы данных внесено 19398 записей о документах на бумажной основе. В 2015 году в БД «Метрические книги» внесены сведения о рождениях по г. Бую и Буйскому уезду. БД «Картотека решений Исполкома Костромского райсовета депутатов трудящихся» пополнилась сведениями о состоянии и развитии Костромского района в послевоенные годы: о предоставлении колхозникам ссуд для строительства домов, о помощи семьям воинов, погибших в Великую Отечественную войну, о помощи сиротам и престарелым, ремонте дорог и строительстве ферм. Решения Исполкома Нерехтского горсовета народных депутатов, включенные в БД «Картотека решений Исполкома Нерехтского горсовета народных депутатов» за 1950-е годы расскажут о благоустройстве города Нерехты: охране зеленых насаждений, запрещении посадки на улицах и в переулках овощных культур, о борьбе за чистоту улиц и площадей; о том, что в нерехтских семьях не редко рождался третий и четвертый ребенок, о том, что необходимо было завершить строительство школы на 440 мест, об организации смотров художественной самодеятельности и качественного медицинского обслуживания населения. Исполнение запросов Всего за отчетный период сотрудниками архива исполнено 11494 запроса. В том числе: социально-правового характера — 8849; тематических — 2482; генеалогических — 163. Исполнение запросов социально-правового характера: 2009 — 3807; 2015 — 8849 (за 5 лет количество исполненных запросов возросло в 2,5 раза). При этом, выросло количество архивных фондов, возросла их сложность. Подготовлены информационные материалы об участии костромичей в освобождении блокадного Ленинграда; о работе органов прокуратуры Костромской губернии (Костромской области); по истории Костромского Кремля; о представителях ингушской национальности, проживавших на территории Костромской области, по истории Кинешемского викариатства и др. При подготовке запросов и выставок изготовлено: 2480 электронных копии и 3546 ксерокопий. В 2015 г. сотрудниками архива сделано 11 сообщений на конференциях, в том числе, на международой конференции «Государство, общество и церковь в истории России XX-XXI веков» на базе Ивановского Государственного Университета, на международной конференции «Фотография в музее» в Санкт-Петербурге; на IX Межрегиональной архивоведческой конференции «Судьба человека в архивных документах» (Нижний Новгород) и др. За 2015 г. сотрудниками архива была подготовлены 24 историко-документальных и виртуальных выставок. Открытие каждой из них было по своему ярким событием и сопровождалось содержательной лекцией. Реки разделяют нас, мосты объединяют..., — С таких слов началось открытие историко-документальной выставки «Реки и мосты Костромского края», приуроченной к 45-летию ввода в действие Костромского автопешеходного моста через р. Волгу. На выставке были представлены не только архивные источники, но и картины костромского живописца Бориса Ефлова, посвященные большим и малым рекам и речкам. В конце июля в выставочном зале музея «Губернский город Кострома» состоялось открытие выставки, приуроченной к годовщине начала Первой мировой войны. С приветственным словом выступил директор Благотворительного фонда «Единение» Алексей Алексеевич Анохин. Краеведы, не попавшие на выставку, могут изучить документы на сайте архива, где выложены виртуальные проекты. Несколько выставок — совместный труд сотрудников разных архивов областных и муниципальных. Все они были посвящены Великой Отечественной войне. Демонстрировались в архиве, на Международной научно-практической конференции "Россия в зеркале военной истории, в выставочном зале «Губернский город Кострома. В радио-эфире прозвучали 5 радиопередач по истории Костромского края, сотрудники архива участвовали в подготовке 4 телевизионных сюжетов. Значительно выросло количество посещений сайта архива, на котором было размещено 150 информаций о деятельности архива, 8 виртуальных выставок, указатели, описи в электронном виде. В 2015 г. были опубликованы 12 статей и публикаций в изданиях Костромской области, в сборниках и электронных средствах массовой информации. В том числе, в журналах «Отечественные архивы»; «Губернский дом»; Интернет-журнале «Россия 4D»; в сборнике архивных документов и материалов «Письма с фронта и на фронт»; в фотоальманахе «Костромичи — взгляд через столетие» (1930–1950 гг.) и др. Проведение Дня памяти А.А. Григорова 06.11.2015 в читальном зале архива состоялось награждение лауреатов и номинантов областной премии имени А.А. Григорова. Состоялся Круглый стол по вопросам практической генеалогии, на котором были заслушаны и обсуждались доклады представителей УФМС и Управления ЗАГС Костромской области, Городской службы захоронений, «Поискового движения России», краеведов и генеалогов Костромы и Ярославля. В течение 2015 года было проведено 12 встреч с общественностью: в том числе, «День Памяти», в котором приняли участие ветераны Великой Отечественной войны, учащиеся гимназии № 28 и студенты Костромского государственного университета имени Н.А. Некрасова; четвертое заседание историко-краеведческого клуба Костромского музея-заповедника (тема заседания клуба была определена как «Архив открывает тайны); торжественное мероприятие, посвященное 130-летию Костромской губернской ученой архивной комиссии и др. В 2015 г. было проведено 12 экскурсий по архиву для членов Совета Общественной палаты Костромской области, для членов общественной организации «Костромское объединение российских немцев», для воспитанников Детского морского центра, для представителей Управления мировых судей Костромской области и др. В 2015 проводилась подготовка к проведению 12 Всероссийской генеалогической выставке Союза возрождения родословных традиций (велись переговоры в департаментом культуры Костромской области, КОУНБ, музеями, Ипатьевским монастырем и др. о проведении выставки, размещении гостей, проведении экскурсий по городу и в музеях. 21 сентября в читальном зале ОГКУ «Государственный архив Костромской области» состоялся Круглый стол, на котором присутствовали работники архива, костромские краеведы и генеалоги, члены Союза возрождения родословных традиций. Сотрудники архива были награждены грамотами Союза и нагрудными знаками «Участник проекта СВРТ». В тот же день в Костромской областной универсальной научной библиотеке состоялось торжественное открытие выставки. Деятельность архива освещалась в костромских СМИ (газеты «Средний класс», «Костромские ведомости», «Голос народа», Интернет-сайты: K1NEWS.RU, областной телерадиокомпании «Русь», Союза возрождения родословных традиций Оказание методической помощи В 2015 г. была оказана методическая помощь сотрудникам муниципальных архивов: отдела по делам архивов администрации городского округа г. Шарья, отдела по делам архивов администрации Сусанинского муниципального района, сектора по делам архивов администрации Буйского муниципального район. Главным хранителем и сотрудниками отдела комплектования и экспертизы ценности документов было прочитано 7 лекций на обучающих семинарах для сотрудников департаментов и других организаций. Работа читального зала В отчетный период было сделано 1534 посещения, вновь зарегистрировано 192 человек. Количество зарегистрированный пользователей читального зала Сотрудники архива принимали участие в работе Костромского отделения РОИА. 23 апреля 2015 года в исторической части города у подножия Кремля состоялось официальное открытие сквера Виктора Бочкова. Историк, писатель, краевед Виктор Николаевич Бочков относится к плеяде глубоких и основательных исследователей истории нашего древнего города. В своих книгах, статьях, радиопередачах он рассказал о Костроме так, как никто ни до, ни после него. Продвижением проекта занималась инициативная группа, которую возглавляла главный архивист ОГКУ «ГАКО» Поросятковская Л.А. Директор архива принимал участие в работе комиссии по рассмотрению предложений об установке памятных досок и других памятных знаков управления культуры администрации г. Костромы. Проведение архивной практики С каждым годом сокращается количество будущих историков, но их архивная практика продолжается. Практическая часть занятий студентов была посвящена уточнению электронного указателя метрических книг, созданию электронного именного указателя лиц, лишенных избирательных прав и составлению базы данных к документам Нерехтского завода деревянных и пластмассовых формованных изделий по личному составу. Кадры В соответствии с постановлением губернатора Костромской области, зав. отделом информационно-поисковых систем, аудиовизуальных и электронных документов Государственного архива Костромской области О.Ю. Кивокурцева награждена медалью «Труд. Доблесть. Честь». А.С. Седых (зав. отделом обеспечения сохранности документов) и М.Г. Кузнецова (зав. архивохранилищем отдела информационно-поисковых систем, аудиовизуальных и электронных документов), удостоены нагрудного знака Федерального архивного агентства «Почётный архивист», М.С. Недомарацкая (зав. отделом использования и публикации документов), награждёна Почетной грамотой и С.А. Попов (директор архива), награждён благодарственным письмом Федерального архивного агентства. Отраслевой конкурс профессионального мастерства «Лучший архивист России — 2015/2016» Сотрудники архива приняли участие в региональном этапе отраслевого конкурса профессионального мастерства «Лучший архивист России — 2015/2016». Несмотря на сомнения в собственных достижениях, сотрудники архива были награждены Почетными грамотами НМС ЦФО РФ. Они были представлены на второй этап конкурса: это О.Л. Скрябина (зав. архивохранилищем отдела обеспечения сохранности документов, в номинации «Лучший специалист в области обеспечения сохранности и учета документов) и Н.А. Дребезгова (гл. архивист отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, в номинации «Лучший специалист в области комплектования»). Главному архивисту отдела использования и публикации документов А.О. Гулину было вручено благодарственное письмо Российского военно-исторического общества «За большую работу по восстановлению и сохранению памяти о Первой мировой войне». В 2015 г. в архиве был создан Научный совет, в состав которого вошли сотрудники государственных архивов Костромской области, комитета по делам архивов, представители костромских ВУЗов. Одной из задач совета является определение основных направлений использования архивных документов в научно-исследовательских целях. Проведено 3 заседания Совета. На одном из заседаний был рассмотрен вопрос о направлении сборника архивных документов «Становление», изданного в 2014 году, на конкурс научных работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2012-2014 гг. Часть документов для публикации была предоставлена сотрудниками ОГКУ «ГАКО». В течение 2015 года уволено 23 специалиста по собственному желанию; принято на работу 24 специалиста. С начала 2015 года были установлены и увеличены надбавки за стаж работы, выслугу лет 13 сотрудникам: Спортивные соревнования 1. 08.02.2015 сотрудники ОГКУ «ГАКО» приняли участие в Открытой Всероссийской массовой лыжной гонке «Лыжня России» — 2015. Субботники 1. 24 апреля сотрудники ОГКУ «ГАКО» приняли участие в общегородском субботнике. 2. 28 августа сотрудники ОГКУ «ГАКО» приняли участие в общегородском субботнике, который прошел в рамках Международной экологической акции «Зелёная Россия».

Деятельность архива

Фонды архива