Информационное письмо о доступе к архивным документам в читальном зале и исполнении архивом генеалогических запросов

В ОГКУ «Государственный архив Костромской области» доступ пользователей к архивным документам осуществляется в соответствии с нормами Федерального закона от 22.10.2004 № 125- ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М, 2007), «Правил работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации» (1998) и разработанными на их основании локальными нормативными актами государственного архива.

Подавляющее большинство хранящихся в государственном архиве документов находится в свободном доступе для пользователей читального зала.

В соответствии с требованиями федерального закона № 125-ФЗ и Правил (М,2007) архив ограничивает доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством РФ тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и архивным документам, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии (признанными таковыми в установленном порядке). Также ограничен доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, на срок 75 лет со дня создания указанных документов.

В целях обеспечения сохранности документов в государственном архиве в плановом порядке осуществляется контроль за физическим состоянием дел, ведется выявление документов, требующих ограничения доступа в связи с их неудовлетворительным физическим состоянием.

В 2010 -2011 годах проведена повторная работа по оценке физического состояния метрических книг. Составлено экспертное заключение о физическом состоянии метрических книг. В результате оценки физического состояния и в связи с отнесением метрических книг к составу особо ценных документов, в целях обеспечения сохранности содержащейся в метрических книгах ценной документной информации, продлено ограничение доступа к документам фонда Ф.56 «Коллекция метрических книг церквей Костромской губернии». Согласно приказу директора архива не выдаются пользователям в читальный зал метрические книги в неудовлетворительном физическом состоянии. Подлинники прочих метрических книг могут выдаваться с письменного разрешения директора архива научным работникам, которым изучение подлинников метрических книг необходимо для подготовки научных трудов, при наличии у них официального направления научного учреждения, а также пользователям в читальный зал для проведения генеалогических исследований в отношении самого заявителя при предъявлении им документов, подтверждающих родственные связи. Информация по метрическим книгам предоставляется гражданам, организациям в виде архивных справок, архивных выписок, архивных копий.

Принято решение запланировать на 2012 год создание электронного фонда пользования документов фонда Ф.56. Срок окончания этой работы зависит от приобретения современного сканирующего оборудования, количественного состава штата архива. Созданный электронный фонд пользования будет предоставляться посетителям читального зала архива для поиска необходимой информации.

В настоящее время государственный архив Костромской области осуществляет информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами. Приоритетным направлением деятельности архива постепенно становится исполнение запросов социально-правового характера, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ и международными обязательствами РФ.

В государственном архиве Костромской области существует определенный, достаточно четкий порядок исполнения запросов. В соответствии с Правилами (М., 2007) исполнение биографического и генеалогического запроса гражданина организуется в порядке оказания платных услуг, в том числе на основе договора.

Запрос о рождении конкретного лица, бракосочетания или смерти исполняется в течение 1 (одного) месяца со дня получения подписанного договора и копии квитанции об оплате. Письмо на оплату направляется в течение недели со дня получения запроса. Заявителю направляются 2 экземпляра договора об оказании платных услуг и квитанция на оплату. В адрес архива высылается подписанный договор с указанием паспортных данных и адреса проживания, копия квитанции об оплате. Ответ на запрос направляется в адрес заявителя вместе с актом на выполненную работу после поступления в адрес архива подписанных документов и оплаты на счет архива.

К сведению, в 2010 году был исполнен 631 запрос об актах гражданского состояния.

Что касается запросов генеалогического характера, то в архиве существует очередь на их исполнение. В 2010 году архивом было получено 170 запросов генеалогического характера. 44 из них исполнены положительно, кроме того, было подготовлено 126 писем о наличии документов и условиях исполнения генеалогических запросов, либо об их отсутствии.

Кроме запросов подобного характера сотрудники отдела использования и публикации документов исполняют запросы социально-правового характера, об имущественных правах, тематические запросы органов власти, выполняют другие виды работ в соответствии с должностными обязанностями.

Для того чтобы исполнить запрос генеалогического характера, требуется знать точное место рождения (уезд, город, деревня, желательно, приходское село), год рождения представителя рода до 1918 г., его сословие. Кроме того, необходимо указать имена родителей, т.к. фамилии крестьян в метрических книгах очень часто не прописаны, особенно до 1910 –х годов.

До начала проведения генеалогического поиска, заявителю предлагается сделать заказ на выявление в метрических книгах записи о рождении представителя рода до 1918 года.

Стоимость исполнения работы составляет от 519 руб., при условии указания точных данных.

При условии положительного результата может быть составлена поколенная роспись, фрагмент, либо предоставлена информация об отдельных представителях рода. Делаются копии наиболее значимых документов. В поколенной росписи цитируется вся информация, имеющаяся в метрических записях. Генеалогические запросы исполняются архивом на договорной основе.

Оплата за проделанную работу взимается независимо от результата поиска и зависит от количества просмотренных документов. Стоимость составления поколенной по одному роду составит не менее 15 000 руб. (по современным расценкам).

Возможности исполнять генеалогические запросы в короткий срок у архива нет в связи с большим количеством социально-правовых запросов граждан и запросов от различных органов власти. Имеется очередь на 2011–2013 гг. и она, скорее всего, будет возрастать.

После того, как заявитель выражает согласие с условиями исполнения запроса, его ставят в очередь. Когда очередь исполнения запроса подходит, заявителю направляется договор и квитанция на оплату. Генеалогический запрос также исполняется в течение 1 (одного) месяца со дня получения подписанного договора и копии квитанции об оплате.

В заключение хочется привести выдержки из писем заявителей:

Ломакин А.В. 29.08.2009 «Получил архивную справку и ксерокопии по запросу о моем прадедушке Лебедеве А.П. Сердечно благодарю за огромную работу, которую вы проделали, за интереснейшую! содержательнейшую! архивную справку. Признаюсь честно, что даже не ожидал такой глубины исследования! Огромное спасибо за все!!!»

Сколозубов А. 29.12.2009: «Я безмерно благодарен работникам ГАКО за проделанную работу по Сколозубовым. Это очень важно для нашей семьи. Громадная работа. Никак не ожидал, что костромских Сколозубовых так много. Как Вы обещали сюрпризов – так и получилось. С помощью проделанной работы удалось установить родственные связи с нынешними поколениями Сколозубовых из Самары, Киева, Москвы....»

Мкртумян С.Н. 15.02.2010: «Евгений Хабибулович! Весьма признательна Вам и Вашим сотрудникам за ваш благородный труд. Огромное спасибо вам и низкий поклон!»

Частухин С.Г. 17.04.2010: «Уважаемые товарищи, я весьма признателен вам за проявленное внимание к моей просьбе. Хотя поиски и не дали ожидаемых мной результатов, благодарю вас и желаю всех благ».

Нестеров П. 15.11.2010: «Огромное спасибо добрым людям и настоящим профессионалам архивного дела. Премного благодарны! Мой папа будет необыкновенно рад, что документы о его пребывании в детском доме нашлись и о том, что вообще не развалилась архивная система, независимо от времени и тех разнополярных перемен, происшедших в нашем государстве тогда, когда ответственные люди на своем посту – настоящие хранители истории нашей многострадальной страны. Спасибо!»