Содержание
I. Общие положения.
II. Порядок оформления пользователям в читальный зал
III. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям
IV. Права и обязанности пользователя
Специальные обозначения, имеющиеся в номерниках

Порядок использования архивных документов в читальном зале ОГКУ "Государственный архив Костромской области"

Утвержден приказом директора ОГКУ «ГАКО» от «13» февраля 2018 № 6


I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок использования архивных документов (далее – Порядок) в областном государственном казенном учреждении «Государственный архив Костромской области» (далее – архив) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (2007), Нормами времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами (ВНИИДАД, М., 2007 г), Уставом архива (утвержден приказом председателя комитета по делам архивов Костромской области от 09.06.2012 № 20), Положением о порядке выполнения платных работ и услуг по договорам с юридическими и физическими лицами и распределения средств, образовавшихся в результате данной деятельности в архиве (утверждено приказом директора архива от 30.12.2014 №103 с изменениями), а также иными нормативными и организационно-распорядительными документами (инструкции, памятки и др.), разработанными в архиве с учетом последствий пожара в архиве (1982 г.) и на основании Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива от 01.09.2017 № 143.

1.2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее – дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним и находящимися на хранении в научно-справочной библиотеке архива печатными изданиями (далее – печатные издания) в читальном зале архива (далее – читальный зал) под контролем сотрудника архива.

1.3. Пользователи обладают равными правами на изучение дел, документов, находящихся на хранении в архиве, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.4. График работы читального зала устанавливается руководством архива. Читальный зал архива работает с понедельника по четверг с 10.00 до 16.00 без перерыва. В пятницу, субботу и воскресенье, в праздничные дни читальный зал не работает. Читальный зал может быть закрыт для пользователей в дни проведения в архиве тематических мероприятий, а также ежегодно в летний период не более, чем на один месяц, при обязательном издании соответствующих приказов. Информация о закрытии читального зала размещается при входе в архив и на официальном сайте архива (http://kosarchive.ru).

II. Порядок оформления пользователям в читальный зал

2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления в простой письменной форме или письма направившего его органа или организации, в которых указывается фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя, место работы (учебы) и должность (при наличии), ученое звание и ученая степень (при наличии), тема, хронологические рамки исследования.

2.1.1. В письме организации указываются:

  • фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя;
  • должность, ученое звание и ученая степень (при наличии);
  • название факультета, номер курса (для студента);
  • тема, хронологические рамки (Приложение № 1).

Письмо должно быть заверено подписью руководителя организации и скреплено печатью, иметь регистрационный номер и дату.

2.1.2. В личном заявлении указываются:

  • фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя;
  • должность, ученое звание и ученая степень (при наличии);
  • тема, хронологические рамки исследования (Приложение № 2).

Письмо должно иметь дату и заверяется личной подписью.

2.2. При оформлении пропуска для работы в читальном зале пользователь заполняет анкету (Приложение № 3), в которой указывает:

  • фамилию*;
  • имя*;
  • отчество (при наличии)*;
  • дату рождения;
  • гражданство;
  • место работы (учебы) и должность (при наличии);
  • образование, ученое звание и ученую степень (при наличии);
  • основание для проведения исследования (личное заявление пользователя или письмо направившей его организации);
  • тему, хронологические рамки исследования*;
  • цель работы;
  • адрес регистрации по месту жительства (пребывания)*;
  • адрес фактического проживания*;
  • номер контактного телефона (при наличии);
  • адрес электронной почты (при наличии);
  • вид, серию, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ*;
  • фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождающего лица**.


* Обязательно для заполнения
** Обязательно для заполнения в случае посещения читального зала архива с сопровождающим лицом.


Пользователь знакомится с Порядком, предъявляет сотруднику читального зала документ, удостоверяющий личность, и дает письменное согласие на обработку персональных данных.

Пользователь, не достигший совершеннолетия, допускается для работы в читальный зал с одним из родителей или другим законным представителем, несущим ответственность за соблюдение Порядка несовершеннолетним пользователем.

Сопровождающие лица (в том числе законные представители, переводчики и другие помощники, лица, сопровождающие пользователя с ограниченными возможностями здоровья) допускаются в читальный зал на основании заполненной анкеты, в которой указываются: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, гражданство, место работы (учебы) и должность (при наличии), адрес регистрации по месту жительства (пребывания), адрес фактического проживания, номер контактного телефона (при наличии), адрес электронной почты (при наличии), вид, серия, номер и дата выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ, фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождаемого лица.

2.3. Пользователю на основании заявления или письма направившей его организации и заполненной анкеты оформляется пропуск для работы в читальном зале, действующий в течение календарного года со дня выдачи.

Лицу, сопровождающему пользователя, на основании заполненной им анкеты оформляется пропуск в читальный зал, действующий в течение календарного года со дня выдачи.

2.4. Срок работы в читальном зале продлевается архивом по заявлению пользователя или письму направившей его организации. Продление срока работы пользователя в читальном зале осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 2.3. Порядка.

2.5. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.

2.6. Оформление пропуска в читальный зал архива (Приложение № 4) осуществляется в течение 2 рабочих дней со дня подачи заявления. Пропуск предъявляется каждый раз при входе в здание архива дежурному сотруднику охраны. Пропуск действителен при наличии документа, удостоверяющего личность.

2.7. На пользователя, занимающегося в читальном зале архива, заводится личное дело, в которое включаются следующие документы:

  • официальное письмо направившей его организаций или личное заявление о допуске в читальный зал с резолюцией директора архива;
  • анкета пользователя;
  • заказы (требования) на выдачу дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копий фонда пользования, копии заказов на копирование, переписка с архивом (при наличии).
III. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям

3.1. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации1.

3.2. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа:

3.2.1. содержащим сведения, составляющие охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, при условии соблюдения пользователем требований и ограничений, установленных законодательством Российской Федерации;

3.2.2. имеющим помету «для служебного пользования» при наличии письменного разрешения от фондообразователя (правопреемника);

3.2.3. содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа, если пользователь:

  • является субъектом указанных сведений – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность;
  • является наследником по закону – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство;
  • является наследником по завещанию – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к указанным делам, документам;
  • имеет согласие гражданина или его наследников на доступ к указанным сведениям – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности от гражданина или его наследников, удостоверенной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подтверждающей право представлять интересы доверителя.

3.3. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, переданным по договору в архив собственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним, осуществляется при предъявлении письменного разрешения от собственника или владельца.

3.4. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности.

3.5. Пользователю, являющемуся представителем фондообразователя или его правопреемника, органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является.

3.6. Подлинники архивных дел, документов, печатные издания не выдаются в случаях:

  • выполнения служебных заданий сотрудниками архива с использованием затребованных пользователем дел, документов, печатных изданий, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 120 рабочих дней со дня заказа их пользователем;
  • выдачи дел, документов, печатных изданий во временное пользование юридическим и физическим лицам – фондообразователям, их правопреемникам или по запросам органов государственной власти и иных государственных органов, органов местного самоуправления, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока, указанного в акте о выдаче во временное пользование таких дел, документов, печатных изданий;
  • экспонирования дел, документов, печатных изданий на выставке, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать срока их выдачи из архивохранилища, определенного распорядительным документом на проведение выставки;
  • выдачи дел, документов, печатных изданий другому пользователю в читальный зал, при этом срок, в течение которого такие дела, документы, печатные издания не выдаются, не может превышать 40 рабочих дней со дня заказа их пользователем.

3.7. В случае нарушения пользователем подпунктов 4.2.5, 4.2.6, 4.2.9, 4.2.12, 4.2.19 Порядка подлинники архивных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий пользователю не выдаются с даты подачи архивом заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений и до даты вступления в законную силу постановления по делу об административном правонарушении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений или даты вступления в законную силу приговора суда по уголовному делу либо вынесения решения об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений или даты вступления в законную силу приговора суда по уголовному делу либо вынесения решения об отказе в возбуждении уголовного дела по факту совершения пользователем указанных в настоящем пункте нарушений.

IV. Права и обязанности пользователя

4.1. Пользователь вправе:

4.1.1. Посещать читальный зал архива, изучать дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания на безвозмездной основе.

4.1.2. Получать услуги на возмездной основе с оформлением актов сдачи-приемки оказанных услуг.

4.1.3. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о порядке оформления пропуска в читальный зал, графике работы читального зала, порядке и условиях предоставления услуг архивом.

4.1.4. Получать для изучения в виде подлинников и (или) копий фонда пользования дела, документы, прошедшие научное описание, техническое оформление и не признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии (с учетом особенностей физического состояния дел и документов, пострадавших в результате пожара в архиве (1982 г.)), справочно-поисковые средства к ним, печатные издания2.

Подлинники дел, документов, имеющие копии фонда пользования, являющиеся уникальными, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни и состоящие на особом режиме учета и хранения, а также находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, выдаются в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях3.

4.1.5. Получать в день обращения справочно-поисковые средства к делам, документам, находящиеся в читальном зале.

4.1.6. Заказывать в читальном зале или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания по теме исследования (с учетом рекомендаций, указанных в пункте 4.3.3.).

Путеводители, списки фондов, описи, размещенные на официальном сайте архива находятся в разделе «Архив» - «Фонды» (http://kosarchive.ru/archive/fonds/).

4.1.7. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать на безвозмездной основе не позднее следующего рабочего дня со дня оформления заказа не более 7 описей.

4.1.8. Заказывать единовременно и получать на безвозмездной основе не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:

  • до 7 книг или брошюр и журналов;
  • до 3 комплектов газет.

4.1.9. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать на безвозмездной основе не позднее чем через 2 рабочих дня (дела, документы ограниченного доступа, частично рассекреченные, на иностранных языках – не позднее, чем через 10 рабочих дней) со дня оформления заказа дела и документы:

  • поступившие на хранение в архив после 1982 г.;
  • не пострадавшие от пожара в архиве (1982 г.);
  • пострадавшие от пожара в архиве (1982 г.) и прошедшие реставрацию (обозначенные в номернике буквой «Р» (см. пункт 4.3.3.):
  • до 20 дел общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения;
  • до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов и копий фонда пользования.

4.1.10. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать на безвозмездной основе не ранее чем через 3 рабочих дня со дня оформления заказа дела и документы, пострадавшие от пожара в архиве (1982 г.) и не прошедшие реставрацию:

  • до 20 дел общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения.

(Список описей дел, пострадавших от пожара. Приложение № 5, № 6).

Срок выдачи дел и документов, пострадавших от пожара в архиве (1982 г.) в читальный зал может быть увеличен, пользователю может быть отказано в получении дел и документов в связи с их неудовлетворительным физическим состоянием. В архиве может быть установлена очередность посещения читального зала.

4.1.11. Изучать полученные дела, документы, печатные издания в течение 20 рабочих дней, подлинники особо ценных дел, документов в течение 10 рабочих дней, подлинников дел, документов, включенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и (или) Государственный реестр уникальных документов архивных фондов Костромской области – в течение 1 рабочего дня. Справочно-поисковые средства к делам и документам – в течение 5 рабочих дней.

Продление сроков согласовывается с сотрудником читального зала (продление сроков для подлинников особо ценных дел, документов согласовывается с руководством архива).

В случае неявки пользователя, по истечении срока выдачи, дела, документы, печатные издания, аудиовизуальные и электронные документы возвращаются в архивохранилище. Новый заказ осуществляется на общих основаниях.

4.1.12. иметь в пользовании одновременно до 20 дел, документов, печатных изданий, общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения.

4.1.13. Заказывать и получать дела, документы, печатные издания ранее сроков выдачи и (или) сверх объемов выдачи, установленных подпунктами 4.1.7. – 4.1.10. Порядка на возмездной основе. Заключать договор с архивом и получать акт на выполненные услуги (Приложение № 7). Данная услуга оказывается архивом при наличии кадровых возможностей. Стоимость работы зависит от количества дел, документов (и их объема) и печатных изданий.

4.1.14. Проверять при получении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий их целостность и сохранность.

4.1.15. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для изучения дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий.

При работе с делами и документами электронного фонда пользования руководствоваться Временным порядком работы по предоставлению пользователям в читальном зале ОГКУ «ГАКО» дел, документов электронного фонда пользования. (Приложение № 8 с приложениями № 1 и № 2 к нему).

Архив может устанавливать очередность пользования оборудованием, необходимым для работы с делами и документами электронного фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, вести журнал предварительной записи.

4.1.16. Использовать при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий для осуществления выписок и набора текста собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к информационно-телекоммуникационным сетям архива.

4.1.17. Заказывать либо изготавливать самостоятельно собственным техническим средством копии архивных дел, документов, печатных изданий в объеме не более 100 листов (кадров, электронных образов) в течение рабочего дня на возмездной основе при соблюдении требований подпунктов 4.2.21–4.2.25 Порядка. (Приложение № 9 с приложениями № 1, 2, 3, 4).

4.1.18. Заказывать копии дел, документов, печатных изданий либо изготавливать самостоятельно копии дел, документов, печатных изданий во внеочередном порядке и (или) сверх объема, установленного в подпункте 4.1.17. Порядка, на возмездной основе.

4.1.19. Вносить в читальный зал и выносить письменные принадлежности, выписки из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, листы с машинописным текстом, рукописный материал, гранки научной работы, собственные технические средства, используемые при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копировании дел, документов, печатных изданий на основании заявления.

4.1.20. Привлекать в случае необходимости к работе в читальном зале сопровождающих лиц в порядке, установленном пунктом 2.2. Порядка.

4.1.21. Предоставлять экземпляр издания, подготовленного с использованием дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, находящихся на хранении в архиве.

4.1.22. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам организации работы читального зала.

4.1.23. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4.2. Пользователь обязан:

4.2.1. Соблюдать Порядок и разработанные на его основе локальные акты, регламентирующие работу пользователей с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальных залах архивов.

4.2.2. Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200 x 300 мм, зонты, пакеты и другие предметы, кроме указанных в подпунктах 4.1.16 Порядка.

4.2.3. Вносить в читальный зал предметы, указанные в подпункте 4.1.16 Порядка в прозрачном пакете и (или) сумке размером не более 200 x 300 мм.

4.2.4. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала. (Приложение № 10).

4.2.5. Соблюдать график работы читального зала и архива, общественный порядок, тишину и чистоту в читальном зале, а также права и законные интересы других пользователей и сотрудников архива. Не проносить продукты питания и напитки в читальный зал.

4.2.6. Обеспечивать целостность и сохранность полученных для изучения дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий.

4.2.7. Ставить подпись в заказе (требовании) за получение дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копий фонда пользования.

4.2.8. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов дел, документов, копий фонда пользования, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.

4.2.9. Не повреждать полученные дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, копии фонда пользования в том числе:

  • не писать на листах дел, документов, не пачкать, не рвать, не резать листы дел, документов, не загибать их углы, не вырывать листы из дел, не перекладывать листы в делах, а так же из одного дела в другое; не вносить изменения в тексты документов, не делать на документах и обложках дел, упаковках аудиовизуальных документов пометы, исправления, подчеркивания;
  • не писать на листах бумаги, положенных поверх дел, документов, не калькировать документы;
  • не вкладывать в дела, документы, упаковки аудиовизуальных документов посторонние предметы, не оставлять в них закладки;
  • не оставлять дела, документы открытыми во время отсутствия пользователя в читальном зале;
  • не пользоваться клеем, скотчем, маркером, перьевой ручкой, стикером, корректирующей жидкостью (штрихом), копировальной бумагой, ножницами, другими режущими предметами;
  • не передавать дела, документы другим пользователям (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 2.2 Порядка);
  • не брать дела, документы других пользователей (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 2.2 Порядка);
  • не делать пометы на карточках при использовании каталогов;
  • не переставлять и не вынимать карточки из картотечных ящиков при использовании каталогов и картотек;
  • не применять физические усилия, которые могут привести к нарушению целостности переплета дел, документов;
  • не класть что-либо поверх раскрытого дела;
  • не пытаться разогнуть смятые листы или загнутые уголки. В случае необходимости следует обратиться к сотруднику читального зала для возможной передачи документа на реставрацию;
  • не облокачиваться на дела при чтении;
  • не водить пальцем по документу во время чтения (для этого следует использовать полоску бумаги), прикасаться к документу любыми пишущими предметами, скрепками или ручками, использовать самоклеющиеся листочки из блокнотов.

4.2.10. Заполнять листы использования полученных дел, документов, копий фонда пользования, справочно-поисковых средств к ним (при наличии у них листов использования), указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотрено, сделаны выписки) и номера использованных листов.

4.2.11. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, копии фонда пользования.

Иногородний пользователь сдает дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, копии фонда пользования не позднее, чем за 1 час до закрытия читального зала. Сотрудник читального зала проводит проверку сданных материалов в присутствии иногороднего пользователя.

4.2.12. Не выносить из читального зала дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, копии фонда пользования.

4.2.13. Соблюдать требования работы с оборудованием, установленным в читальном зале, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.

4.2.14. Не производить на компьютерах читального зала архива копирование и модификацию электронных ресурсов, не загружать и не устанавливать программы, не вносить изменения в файловую структуру и не менять структуру расположения папок, не использовать компьютеры читального зала для передачи информации через информационно-телекоммуникационные сети, не выгружать с них информацию на съемные носители.

4.2.15. Не заходить в служебные помещения архива, не пользоваться служебными телефонами, а также техническими средствами архива, находящимися вне пределов читального зала.

4.2.16. Не передавать пропуск в читальный зал другому лицу (за исключением сопровождающих лиц, указанных в пункте 2.2. Порядка).

4.2.17. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы, дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, копии фонда пользования, сообщать в архив для продления срока их нахождения в читальном зале (не более чем на 10 рабочих дней). Если такая просьба от пользователя не поступила, подобранные дела, документы, печатные издания возвращаются в архивохранилище без уведомления пользователя.

4.2.18. Сообщать в архив об изменении сведений, обязательных к указанию в анкете пользователя, работающего в читальном зале, при первом после такого изменения посещения читального зала архива.

4.2.19. Выполнять законные требования сотрудников архива, охранной службы архива.

4.2.20. Предъявлять сотруднику охранной службы архива по его требованию имеющиеся у пользователя материалы и предметы, указанные в подпункте 4.1.16. Порядка.

4.2.21. При копировании дел, документов, печатных изданий техническими средствами архива указывать при оформлении заказа на копирование перечень копируемых дел, документов, печатных изданий с указанием их архивных шифров, объема копирования, количества экземпляров, вида копий, технических параметров копирования (Приложение № 11).

Объем и сроки изготовления копий устанавливаются руководством архива с учетом технических возможностей, физического состояния документов, выполнения плановых работ сотрудниками архива.

Копии документов оформляются в установленном порядке и выдаются пользователю или его доверенному лицу под расписку, а также пересылаются почтой по указанным адресам.

Выдача копий дел и документов оформляется сопроводительным письмом, где указывается тема исследования, заявленная пользователем, и поисковые данные.

Не производится ксерокопирование документов периода ранее второй четверти XX века.

4.2.22. При самостоятельном копировании дел, документов, печатных изданий заключать договор с архивом на организацию копирования дел, документов, печатных изданий собственными техническими средствами или арендуемым техническим средством архива. (Приложение № 9 с приложениями)

4.2.23. Производить самостоятельное копирование собственными техническими средствами дел, документов, печатных изданий в специально отведенном архивом для этих целей месте, в присутствии сотрудника архива, который обеспечивает подготовку дел, документов, печатных изданий для копирования и контролирует их сохранность в процессе копирования, контроль за соблюдением условий копирования.

4.2.24. Использовать при самостоятельном копировании собственное бесконтактное мобильное копирующее техническое средство без штативов, съемных объективов и осветительного оборудования (например, телефон, фотоаппарат, планшетный компьютер) с выключенными функциями вспышки и подачи звуковых сигналов. Запрещается применение собственных контактных технических средств (в том числе, ручные, планшетные, протяжные сканеры, копиры), фиксирующих и прижимных устройств, подручных средств и физических усилий, которые оказывают негативное влияние на физическое состояние дел, документов, печатных изданий.

При самостоятельном копировании архив не несет ответственность за качество копирования.

4.2.25. Не осуществлять самостоятельное копирование подлинников дел, документов, печатных изданий:

  • имеющих копии фонда пользования;
  • отнесенных к категории особо ценных;
  • признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии в порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии4;
  • с угасающим текстом, при наличии пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошения), на ломкой бумаге, на кальке, имеющих сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нарушение шитья, выпадение листов), корешок, который не позволяет раскрыть дело на ровной поверхности, не причиняя при этом повреждений переплету и самому делу.

4.2.26. Указывать при публикации дел, документов их архивные шифры.

4.2.27. Предоставлять архиву библиографические данные публикаций, адреса интернет-ресурсов, подготовленных с использованием дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, находящихся на хранении в архиве.

4.3. Порядок оформления заказов на дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания с учетом специфики документов архива:

4.3.1. Дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания предоставляются пользователю на основании заполненных бланков заказов (требований) (Приложение № 12, № 13).

4.3.2. Заказы составляются отдельно на:

  • описи и номерники;
  • дела и документы периода до 1917 г.;
  • дела и документы периода после 1917 г.;
  • микрокопии (электронные копии) дел;
  • печатные издания;
  • особо-ценные документы фондов: ф. 558 «Коллекция литературных, исторических и культовых рукописей и книг», ф. 1486 «Макарьево-Унженский монастырь» (оп. 3).
  • документы, включенные в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и (или) Государственный реестр уникальных документов архивных фондов Костромской области.

Номера фондов, описей, дел вносятся в бланки заказов по порядку номеров.

4.3.3. В связи с утратой значительного количества дел и документов в результате пожара в архиве (1982 г.), перед заполнением бланка заказа на дела и документы необходимо выяснить их наличие и номер коробки, в которой хранятся дела и документы, по номернику (если он имеется и приложен к описи).

Номерники составлены к описям дел, пострадавшим в результате пожара (1982 г.). К описям дел, поступивших в архив после 1982 г. или переработанным после 1982 г. описям номерники не прилагаются.

Номерник – учетный документ, приложение к описи дел, в который внесены дела, сохранившиеся после пожара в архиве (1982 г.), и указан номер коробки, в которой это дело хранится.

Номерник к описи представляет собой лист (листы) с таблицей. В верхней части каждого листа номерника указаны сведения о номере фонда и описи. (Приложение № 14).

В ряде случаев в верхней части номерника имеется указание на хронологию. Если такое указание имеется – в бланке заказа (требования) необходимо указать год (рядом с номером дела и номером коробки.

Каждый лист номерника (таблица) содержит сведения о наличии (отсутствии), в ряде случаев – о полноте дела, наличии фонда пользования ста дел, начиная с первого номера сотни до сотого (например: с 101 по 200, с 1401 по 1500 и т.д.). Вверху каждого листа номерника имеется указание на номер сотни. В таблице номерника указаны последние две цифры номера дела. Если номер дела состоит из трех и более цифр, первые недостающие цифры необходимо определить, исходя из указания в верхней части листа номерника.

Если ячейка таблицы не заполнена – дело утрачено при пожаре в архиве (1982 г.). Номер дела в этом случае в бланк заказа (требования) вписывать не нужно.

Число, написанное в ячейке таблицы, обозначает номер коробки, в котором хранится дело. Этот номер необходимо указать в бланке заказа (требования) рядом с номером дела.

Специальные обозначения, имеющиеся в номерниках:

Номер дела обведен красным кружком (дело относится к разряду особо-ценных) Номер коробки проставлен Дело выдается только с разрешения руководителя архива
Рядом с номером дела заглавная буквы «УН» Дело включено в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации или Государственный реестр уникальных документов архивных фондов Костромской области Дело выдается только с разрешения руководителя архива
Номер дела обведен красным кружком (дело относится к разряду особо-ценных или уникальных) Номер коробки не проставлен – имеется фонд пользования Заказ пишется на микрокопию (на бланке заказа (требования) микрокопий
Номер дела обведен зеленым кружком со стрелкой Имеется микрофиша Заказ пишется на микрокопию (на бланке заказа (требования) микрокопий
Рядом с номером дела заглавная буква Р Дело отреставрировано Заказ пишется в обычном порядке
Рядом с номером дела заглавная буквы «ФП» Имеется фонд пользования Заказ пишется на микрокопию (на бланке заказа (требования) микрокопий
Рядом с номером дела заглавные буквы «ФК» Имеется фонд ксерокопий (оригиналы дел не выдаются) или см. п. 4.1.4. Заказ пишется в обычном порядке
Рядом с номером коробки» буквы: «в», «бн», «бк», «чд» Буквы указывают на полноту дела: «все дело», «без начала», «без конца», «часть дела» На способ оформления бланка заказа (требования) не влияет



1 - Статья 25 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596).

2 - Подпункт 13 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства», (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034). Доступ пользователя к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях (в том числе для проведения работ по изучению палеографических особенностей текстов архивных документов) с письменного разрешения руководителя архива. Пользователю предоставляются копии указанных документов (фонд пользования) или документальные публикации, содержащие данные документы (Правила организации..., п.5.1).

3 - Подпункты 1, 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства», (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

4 - Подпункт 13 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства», (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034).

Обязательно прочтите приложения:

Приложение №1
Приложение №2
Приложение №3
Приложение №4 - пропуск
Приложение №5 - Список описей дел фондов, пострадавших от пожара периода до 1917 г.
Приложение №6 - Список описей дел фондов, пострадавших от пожара периода после 1917 г.
Приложение №7 - Договор на срочный подбор
Приложение №8 - Порядок выдачи электронных копий
Приложение №8-1 - Журнал предварительной записи работы
Приложение №8-2 - Перечень описей, дел с ФП на 01.01.2018
Приложение №9 - Временный порядок исполнения услуги по копированию подлинных архивных дел
Приложение №9-1,2
Приложение №9-3
Приложение №9-4
Приложение №10
Приложение №11 - Бланк Заказа на копирование
Приложение №12 - Бланк заказа на выдачу дел и описей
Приложение №13 - Бланк заказа на выдачу печатных материалов
Приложение №14 – Пример номерника

Порядок по выдаче электронных копий в читальном зале Государственного архива Костромской области

Порядок выдачи дел.
Приложение № 1.
Приложение № 2.