Содержание
I. Общие положения.
II. Порядок допуска пользователей в читальный зал
III. Права и обязанности пользователя
IV. Порядок выдачи дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования, печатных изданий и других материалов научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда
V. Организация копирования дел, документов и справочно-поисковых средств к ним

Порядок использования архивных документов в читальном зале ОГКУ "Государственный архив Костромской области"; Приложение к приказу директора ОГКУ "ГАКО" от 16.09.2016 №35 с изменениями (приказ от 09.03.2017 №6)

I. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок использования архивных документов (далее – Порядок) в Областном государственном казенном учреждении «Государственный архив Костромской области» (далее – Архив) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013 № 635, Нормами времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами (ВНИИДАД, М., 2007 г), Уставом Архива (утвержден приказом председателя комитета по делам архивов Костромской области от 09.06.2012 № 20), Положением о порядке выполнения платных работ и услуг по договорам с юридическими и физическими лицами и распределения средств, образовавшихся в результате данной деятельности в Архиве (утверждено приказом директора Архива от 30.12.2014 №103), а также иными нормативными и организационно-распорядительными документами (инструкции, памятки и др.), разработанными в архиве с учетом последствий пожара в архиве (1982 г.), и регулирует отношения в части организации работы пользователей в читальном зале архива.

1.2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее – дела, документы), и справочно-поисковыми средствами к ним в читальном зале Архива (далее – читальный зал).

1.3. Пользователи обладают равными правами на доступ к делам, документам архива и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.4. Плата за посещение читального зала, пользование делами, документами и справочно-поисковыми средствами к ним не взимается (кроме выдачи дел в сроки, более ранние, чем установлены настоящим Порядком).

1.5. Платные услуги пользователям предоставляются архивом в установленном порядке.


II. Порядок допуска пользователей в читальный зал

2.1. Распорядок работы читального зала устанавливается руководством архива. Читальный зал архива работает с понедельника по четверг с 10.00 до 16.00 без перерыва, пятница – санитарный день. Суббота и воскресенье, а также праздничные дни являются нерабочими. Читальный зал закрывается для посещений в дни проведения в архиве тематических мероприятий, а также ежегодно в летний период не более, чем на один месяц, что оформляется соответствующими приказами директора архива. Объявление о закрытии читального зала размещается при входе в архив и на официальном сайте архива в сети Интернет.

2.2. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления или письма направившей его организации.

2.2.1. Пользователи, ведущие научную работу или выполняющие служебные задания, студенты высших и средних учебных заведений допускаются в читальный зал на основании официальных писем направивших их организаций на имя директора архива (Приложение № 1).

В письме указываются:

  • фамилия, имя, отчество пользователя;
  • должность, ученая степень (при наличии);
  • название факультета, номер курса (для студента);
  • тема, хронологические рамки и цель исследования.

Письмо должно быть заверено подписью руководителя организации (для студента – подписью руководителя факультета) и скреплено печатью, иметь регистрационный номер и дату.

2.2.2. Пользователи, занимающиеся поиском необходимых им сведений в архивных документах по личной инициативе, допускаются к работе в читальном зале на основании личных заявлений (Приложение № 2), в которых указываются:

  • фамилия, имя, отчество пользователя;
  • домашний адрес и номер телефона;
  • тема, хронологические рамки и цель исследования;

Учащиеся и студенты, которым не исполнилось 18 лет, допускаются к работе в читальном зале только в сопровождении преподавателя, родителя или другого законного представителя, несущего полную ответственность за соблюдение Порядка несовершеннолетним, на основании заявления представителя.

2.3. При оформлении пользователь знакомится с настоящим Порядком, заполняет анкету установленного образца (Приложение № 3) и предъявляет паспорт сотруднику читального зала для идентификации личности.

2.4. Разрешение на работу в читальном зале дается руководством архива на срок не более одного календарного года.

Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством архива по заявлению пользователя.

2.5. Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала.

2.6. В начале следующего календарного года пользователь проходит переоформление.

2.7. Оформление пропуска в читальный зал архива (Приложение № 4) осуществляется в течение 2 рабочих дней со дня подачи заявления. Пропуск предъявляется каждый раз при входе в здание архива дежурному сотруднику охраны. Пропуск действителен при наличии документа, удостоверяющего личность.

2.8. На пользователя, занимающегося в читальном зале исследованиями, имеющими научное, научно-практическое или общественное значение, заводится личное дело, в которое включаются следующие документы:

  • официальные письмо направивших их организаций или личное заявление о допуске в читальный зал с резолюцией директора архива;
  • анкета пользователя;
  • заказы (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов (далее – заказ), копии заказов на копирование архивных документов (далее – документы), а также переписка, если таковая имела место.

III. Права и обязанности пользователя

3.1. Пользователь вправе:

3.1.1. Получать для изучения дела, документы в виде подлинников, и / или копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.

3.1.1.1. Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования (и технических средств архива) выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.

3.1.1.2. Подлинники особо ценных документов, в том числе уникальных документов, а также документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива.

3.1.1.3. Дела, документы, содержащие персональные данные, сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти – с письменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет со дня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников или их владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение.

3.1.2. Пользоваться справочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями и другими материалами научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива по теме исследования.

3.1.3. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления архивом государственных услуг (в том числе, выполняемых на договорной основе).

3.1.4. Заказывать непосредственно в читальном зале архива или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий дела, документы, справочно-поисковые средства к ним по теме исследования для работы в читальном зале (с учетом специфики дел и документов Архива).

3.1.5. Получать консультации специалистов архива по составу и содержанию дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования.

3.1.6. Получать информацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, документов по теме исследования, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и / или специальной обработки дел, документов.

3.1.7. Делать выписки из предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.

3.1.8. Получать платные услуги в соответствии с законодательством Российской Федерации, Положением о порядке выполнения платных работ и услуг по договорам с юридическими и физическими лицами в архиве, Прейскурантом цен на платные работы и услуги, выполняемые архивом.

3.1.9. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для работы пользователей.

3.1.9. Архив может устанавливать очередность пользования оборудованием, предназначенным для работы с копиями фонда пользования, вести журнал предварительной записи.

3.1.10. Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива или арендовать технические средства архива. Использование собственных технических средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей.

3.1.11. Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные вещи, выписки, сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей, машинописный, рукописный текст, гранки научной работы по согласованию с сотрудником, ответственным за работу читального зала, при наличии специального пропуска.

3.1.12. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале помощников или переводчиков. Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном зале осуществляется на общих основаниях.

3.1.13. Обращаться с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном зале к сотрудникам читального зала, руководству архива.

3.1.14. Предоставлять архиву библиографическую справку и / или экземпляр издания, подготовленного на основе архивных фондов, для учета архивных документов, введенных в научный оборот.

3.1.15. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по теме исследования в соответствии с законодательством Российской Федерации. Для решения спорных вопросов обращаться к руководству архива.

3.2. Пользователь обязан:

3.2.1. Соблюдать настоящий Порядок.

3.2.2. Соблюдать распорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во время работы.

3.2.3. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала. (Приложение № 5).

3.2.4. Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200 x 300 мм, зонты, пакеты и другие предметы, кроме указанных в пунктах 3.1.10, 3.1.11.

3.2.5. Вносить в читальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете и / или сумке размером не более 200 x 300 мм.

3.2.6. Проверять при получении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получение каждой (каждого) из них.

3.2.7. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей, дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.

3.2.8. Обеспечивать при пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования печатных изданий и других материалов научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.

3.2.9. Заполнять листы использования просмотренных дел, документов, указывая дату, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотрено, сделаны выписки) и номера использованных листов.

3.2.10. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала, предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.

Иногородний пользователь сдает дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива сотруднику читального зала не позднее, чем за 1 час до закрытия читального зала. Сотрудник читального зала проводит проверку сданных материалов в присутствии иногороднего пользователя.

3.2.11. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированными справочно-поисковыми средствами.

3.2.12. Соблюдать общественный порядок, а также права и законные интересы сотрудников архива и других пользователей.

3.2.13. Выполнять требования сотрудников архива и охранной службы архива в чрезвычайных ситуациях (пожар, авария, угроза террористического акта).

3.2.14. Предъявлять сотруднику охранной службы, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в пунктах 3.1.10, 3.1.11.

3.2.15. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, сообщать об этом сотруднику читального зала для продления срока их нахождения в читальном зале.

3.2.16. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации – место хранения дел, документов, их поисковые данные: название архива, номер фонда, описи, дела (единицы хранения), листа.

3.2.17. Нести ответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.3. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

3.3.1. Выносить предоставленные пользователю дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива из читального зала, передавать их третьим лицам, брать дела у других пользователей.

3.3.2. Продолжительное время оставлять открытые дела незащищенными от солнечного света или электрического освещения.

3.3.3. Писать на листах бумаги, положенных поверх архивных дел и документов, загибать углы листов; калькировать документы; вкладывать в дела посторонние предметы; оставлять в делах закладки;

3.3.4. Перекладывать листы в несброшюрованных делах, и так же из одного дела в другое.

3.3.5. Пользоваться при непосредственной работе с архивными документами клеем, скотчем, маркером, корректирующими жидкостями, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами и другими предметами, которые могут нанести вред физическому состоянию дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования, печатных изданий и других материалов научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.

3.3.6. Вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.

3.3.7. Класть что-либо поверх раскрытого дела.

3.3.8. Пытаться разогнуть смятые листы или загнутые уголки. В случае необходимости следует обратиться к сотруднику читального зала для возможной передачи документа на реставрацию.

3.3.9. Облокачиваться на дела при чтении.

3.3.10. Ронять документы и небрежно обращаться с ними.

3.3.11. Водить пальцем по документу во время чтения (для этого следует использовать полоску бумаги), прикасаться к документу любыми пишущими предметами, скрепками или ручками, использовать самоклеющиеся листочки из блокнотов.

3.3.12. Употреблять продукты питания и напитки в читальном зале Архива.


IV. Порядок выдачи дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, копий фонда пользования, печатных изданий и других материалов научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда

4.1. Дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда предоставляются пользователю по заявленной теме на основании заполненных бланков заказов (требований) (Приложение № 6, № 7).

4.2. Путеводители, списки фондов, имеющиеся в читальном зале, предоставляются пользователю после заполнения анкеты. Указанные справочники размещены в Интернете на сайте архива.

4.3. Описи дел, хранящиеся в читальном зале, выдаются в день оформления заказа. Описи дел из архивохранилищ выдаются пользователю не позднее следующего рабочего дня.

Пользователь имеет право заказывать единовременно в течение рабочего дня до 7 описей;

4.4. Печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки предоставляются пользователям, кроме хранящихся в читальном зале, выдаются пользователю не позднее, чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа.

Пользователь имеет право заказывать единовременно в течение рабочего дня:

  • до 7 книг или брошюр и журналов;
  • до 3 комплектов газет.

4.5. Дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда выдаются пользователю под расписку в бланке заказа (требования) за каждую единицу предоставленного материала.

4.6. Заказы составляются отдельно на:

  • описи и номерники;
  • дела и документы периода до 1917 г.;
  • дела и документы периода после 1917 г.;
  • микрокопии (электронные копии) дел;
  • печатные издания и другие материалы научно-справочной библиотеки;
  • особо-ценные документы фондов: ф. 558 «Коллекция литературных, исторических и культовых рукописей и книг», ф. 1486 «Макарьево-Унженский монастырь» (оп. 3).
  • документы, включенные в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и (или) Государственный реестр уникальных документов архивных фондов Костромской области.

Номера фондов, описей, дел вносятся в заказы по порядку номеров.

4.7. В связи с утратой значительного количества дел и документов в результате пожара в архиве (1982 г.), перед заполнением бланка заказа на дела и документы необходимо выяснить их наличие и номер коробки, в которой хранятся дела и документы, по номернику (если он имеется и приложен к описи).

Номерники составлены к описям дел, пострадавшим в результате пожара (1982 г.). К переработанным описям номерники не прилагаются.

Номерник представляет собой листы, состоящие из таблиц. В верхней части номерника указаны сведения о номере фонда и описи. (Приложение № 8)

В ряде случаев имеется указание на хронологию. Если такое указание в номернике имеется – в бланк заказа (требования) необходимо указать год (рядом с номером дела и номером коробки (Приложение № 6)

Каждый лист номерника (таблица) содержит сведения о наличии (отсутствии), в ряде случаев – о полноте дела, наличии фонда пользования ста дел, начиная с первого номера сотни до сотого (например: с 101 по 200, с 1401 по 1500 и т.д.). Вверху каждого листа номерника имеется указание на номер сотни. В таблице номерника указаны последние две цифры номера дела. Если номер дела состоит из трех и более цифр, первые недостающие цифры необходимо определить, исходя из указания в верхней части листа номерника.

Если ячейка таблицы не заполнена – дело утрачено при пожаре в архиве (1982 г.)

Число, написанное в ячейке таблицы, обозначает номер коробки, в котором хранится дело. Это число необходимо указать в бланке заказа (требования) рядом с номером дела.

Специальные обозначения, имеющиеся в номерниках:


Номер дела обведен красным кружком (дело относится к разряду особо-ценных) Номер коробки проставлен Дело выдается только с разрешения руководителя архива
Рядом с номером дела заглавная буквы «УН» Дело включено в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации или Государственный реестр уникальных документов архивных фондов Костромской области Дело выдается только с разрешения руководителя архива
Номер дела обведен красным кружком (дело относится к разряду особо-ценных или уникальных) Номер коробки не проставлен – имеется фонд пользования Заказ пишется на микрокопию (на бланке заказа (требования) микрокопий)
Номер дела обведен зеленым кружком со стрелкой Имеется микрофиша Заказ пишется на микрокопию (на бланке заказа (требования) микрокопий)
Рядом с номером дела заглавная буква Р Дело отреставрировано Заказ пишется в обычном порядке
Рядом с номером дела заглавная буквы «ФП» Имеется фонд пользования Заказ пишется на микрокопию (на бланке заказа (требования) микрокопий)
Рядом с номером дела заглавные буквы «ФК» Имеется фонд ксерокопий (оригиналы дел не выдаются, или см. п. 3.1.1) Заказ пишется в обычном порядке
Рядом с номером коробки» буквы: «в», «бн», «бк», «чд» Буквы указывают на полноту дела: «все дело», «без начала», «без конца», «часть дела» На способ оформления бланка заказа (требования) не влияет

4.8. Единовременно в течение рабочего дня пользователь может заказать:

  • до 20 дел общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения.
  • до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов и копий фонда пользования.

Количество дел, документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.

В читальный зал не выдаются дела и документы, не прошедшие научного описания, технического оформления и находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.

4.9. Дела и документы, поступившие на хранение в архив после 1982 г. и документы, не пострадавшие от пожара в архиве (1982), прошедшие описание и техническое оформление, выдаются пользователю не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа.

Дела, пострадавшие от пожара в архиве (1982 г.), прошедшие реставрацию обозначенные, в номернике буквой «Р», выдаются пользователю не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа.

4.10. Дела и документы, пострадавшие от пожара в архиве (1982 г.), выдаются пользователю не позднее, чем через 3 рабочих дня. (Список описей дел, пострадавших от пожара. Приложение № 9, № 10).

4.11. Срок выдачи дел и документов, пострадавших от пожара в архиве (1982 г.) в читальный зал может быть увеличен, пользователю может быть отказано в выдаче дел и документов. Может быть установлена очередность посещения читального зала.

Выдача архивных материалов ранее указанных сроков выполняется на платной основе, согласно Прейскуранту цен на платные работы и услуги, выполняемые архивом. Стоимость выдачи дел и документов ранее указанных сроков рассчитывается исходя из цены вида работы, услуги (нумерация, проверка нумерации, перенумерация) и зависит от объема исполненной работы, услуги.

4.12. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:

  • их плохого физического состояния;
  • необходимости провести техническое оформление (нумерацию или перенумерацию дел)
  • ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
  • необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива (справочная работа, тематическая разработка фондов, подготовка информационных материалов по запросам органов государственной власти, сборников документов, изготовление страхового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов, реставрация или копирование документов, оформление рассекреченных дел и др.);
  • выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;
  • экспонирования заказанных материалов на выставке
  • выдачи их другому пользователю.

4.13. Дела, документы, копии фонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценных дел, документов – на срок не более двух недель, дела, включенные в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и (или) Государственный реестр уникальных документов архивных фондов Костромской области – на срок не более одного дня.

Продление сроков хранения и использование в читальном зале описей, дел, документов, других материалов согласовывается с сотрудником читального зала.

Продление сроков использования уникальных и особо ценных документов согласовывается с руководством архива, при необходимости оформляется новый заказ.

4.14. В случае невозможности посещения читального зала в оговоренный день выдачи дел, документов, копий фонда пользования и других материалов пользователь извещает сотрудника, ответственного за работу читального зала. В случае неявки по истечении срока выдачи, дела, документы, копии фонда пользования и другие материалы возвращаются в архивохранилище. Новый заказ осуществляется на общих основаниях.

4.15. Может быть установлена очередность пользования оборудованием, необходимым для пользования копиями фонда пользования, аудиовизуальными и электронными документами.

V. Организация копирования дел, документов и справочно-поисковых средств к ним

5.1. Копирование дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копий фонда пользования (далее – копирование) производится с учетом ограничений, обусловленных требованиями обеспечения сохранности документов и защиты информации ограниченного доступа, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

5.2. Копирование осуществляется по заказу пользователя техническими средствами архива или пользователя.

5.3. По заказу пользователя в зависимости от технических возможностей архива и физического состояния документов изготавливаются ксерокопии и электронные копии. Возможна распечатка электронных образов.

Не принимаются заказы на копирование дел, документов, при исполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а также документов, находящихся в плохой физической сохранности. Ксерокопирование документов периода до 1917 г. не производится.

5.4. Вопрос о копировании уникальных, особо ценных документов, дел и документов, требующих расшивки или реставрации, решается руководством архива в каждом конкретном случае.

5.5. Копирование документов, содержащих сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, производится в установленном законом порядке.

5.6. При копировании дел и документов, содержащих конфиденциальную информацию на третьих лиц, пользователю предоставляется копия части дела или документа не содержащая эту информацию.

5.7. Копирование документов негосударственных организаций, а так же документов фондов личного происхождения производится в соответствии с порядком, установленным фондообразователем или его правоприемником (наследником), передавшим документы на постоянное или депозитарное хранение.

5.8. Копирование документов, составляющих объект авторского права в т.ч. документов творческого характера, аудиовизуальных документов осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации «Об авторском праве и смежных правах».

5.9. Заказы на копирование оформляются пользователем на специальном бланке и передаются сотруднику читального зала. При оформлении заказа указываются поисковые данные документов (включая номер коробки) (Приложение № 11, № 12).

5.10. Объем и сроки изготовления копий устанавливаются руководством архива с учетом технических возможностей, физического состояния документов, выполнения плановых работ сотрудниками архива.

5.11. Копирование фондов, коллекций в полном объеме производится с разрешения руководства архива. Допустимые объемы копирования согласуются с руководством архива в каждом конкретном случае.

Выдача копий дел и документов оформляется сопроводительным письмом, где указывается тема исследования, заявленная пользователем, и поисковые данные. Сопроводительное письмо является пропуском при выносе копий документов за пределы ОГКУ «ГАКО».

5.13. При копировании собственными техническими средствами пользователя используются бесконтактные мобильные копирующие технические средства без штативов, съемных объективов и осветительного оборудования (телефоны, фотоаппараты, планшетные компьютеры и др.) с выключенными функциями вспышки и подачи звуковых сигналов. Запрещается применение контактных технических средств (в том числе, ручной, планшетный, протяжной сканеры, копиры), фиксирующих и прижимных устройств, подручных средств и физических усилий, которые оказывают негативное влияние на физическое состояние документов.

5.14. Копирование собственными техническими средствами пользователя осуществляется в обособленном выделенном месте (столе) в читальном зале, обязательно в присутствии сотрудника архива, который обеспечивает контроль за сохранностью копируемых дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копий фонда пользования, временем (продолжительностью) копирования.

5.15. Архив не несет ответственности за идентичность подлиннику и качество самостоятельно изготовленных пользователем копий и не заверяет их.