Краткий отчет о выполнении основных направлений деятельности ОГКУ «Государственный архив Костромской области» в 2018 году

Обеспечение сохранности и государственный учёт документов Архивного фонда Костромской области.

Сотрудниками отдела реставрации, переплёта и микрофильмирования документов была проведена комплексная реставрация 120 ед. хр. - 18095 листов фондов «Костромская духовная консистория» «Коллекция метрических книг Костромской губернии».

Проведена консервационно-профилактическая обработка фотодокументов – 1000 ед. хр. и страхового фонда – 20 ед. хр.

Создание электронного фонда пользования (ЭФП)

В рамках обеспечения сохранности документов продолжалось создание электронного фонда пользования (ЭФП). Сканировались документы на бумажной основе. В подавляющем большинстве это были самые востребованные в читальном зале документы – метрические книги приходских церквей Костромской губернии и документы фонда «Костромской губернский статистический комитет». Всего было оцифровано – 2197 ед. хр. (173866) изображения.

Продолжалась работа по оцифровке описей. В 2018 г. отсканировано 326 описей, в том числе при выполнении работ в рамках федеральной целевой программы «Культура России» (2012–2018) на 2018 г. оцифрованы 126 описей (152 ед. учета – часть описей представлена в нескольких томах).

Был создан электронный фонд пользования на фотодокументы (позитивы и негативы – 1716 ед. хр.

Выдача дел из хранилища

В целях проведения плановых и внеплановых работ сотрудникам архива и пользователям в читальный зал сотрудниками отдела обеспечения сохранности, отдела документов по личному составу, отдела информационно-поисковых систем из архивохранилищ выдано (за исключением работ по обеспечению сохранности документов и их учету) 77404 ед. хр. в том числе, 70468 ед. хр. на бумажной основе, 322 фотодокумента, 310 микрофильмов и микрофиш, 777 ед. хр. электронного фонда пользования фотодокументов, 1900 ед. хр. электронного фонда пользования документов на бумажной основе, 3625 в электронном читальном зале на сайте архива). В том числе, в читальный зал архива – 5518 ед. хр.

11.10.2018 г. запущена в тестовом режиме работа БД «Электронный читальный зал», обеспечивающей удаленный доступ пользователей к архивным документам. Для пользователей открыт доступ к оцифрованным описям 56 досоветских фондов и 114 фондов периода после 1917 г., и к основной части коллекции метрических книг архива (исключение составляют оп. 1, 3, частично – 12 и 15). В период работы в тестовом режиме проводилась доработка БД, введены дополнительные функциональные возможности для администратора.

Картонирование

Всего в 2018 г. было закартонировано 7546 дел постоянного срока хранения и по личному составу.

Проверка наличия

Проведена проверка наличия и состояния документов периодов до и после 1917 года в количестве 26436 ед. хранения; 3543 ед. хр. хранения документов по личному составу. Итого проверено наличия 29979 ед. хранения документов на бумажной основе. Проводились выборочные проверки правильности подкладки дел в хранилище периода до 1917 – 4048 ед. хр., периода после 1917 – 1925 ед. хр.

Проведена проверка наличия и состояния фотодокументов – 2002 ед. хр.

Подготовка документов к реставрации и оцифровке и прием после завершения работ.

Для проведения комплексной реставрации подготовлены документы фонда Ф.56«Коллекция метрических книг церквей Костромской губернии» – 26 ед. хр. на 10311 листах.

Проводилась работа по учету дел с повреждениями носителей и текста фонда ф.179 «Костромская губернская ученая архивная комиссия» и Ф.200, оп.17 «Костромская казенная палата» в количестве 58 дел, составлено 116 карточек учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями текста и с повреждениями носителя; фонда Р-6 «Исполнительный комитет Костромского Губернского Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов» в количестве 25 дел, составлено 50 карточек.

Проведена нумерация листов с оборотами в делах фонда Ф.134 «Костромское губернское правление» (74 ед. хр. / 12079 листов).

Продолжена работа по проставлению штампов «Выбыло» в описях дел, пострадавших от пожара.

Проставлено 136694 штампов (443 фонда, 622 описи).

Завершена работа по технической подготовке дел к созданию фонда пользования документов фонда: Ф.362 «Коллекция документов помещиков Костромской губернии», Ф.130. Оп. 9 «Костромская духовная консистория», Ф.130. Оп.11, Ф.200. Оп. 13. Всего – 2546 ед. хр.

Выявление уникальных документов.

В 2018 г. был дополнен список и перечень находящихся на хранении в архиве уникальных документов, включенных в 2017 г. в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (фонд № 712, оп №2, д.14, л.2. 1610 г. – Настольная грамота архимандрита Костромского Крестовоздвиженского монастыря Корнилия).

Проведена работа по выявлению документа для представления в Государственный реестр уникальных документов РФ. Подготовлен лист учета уникального документа: «Грамота с прочетом царя Василия Ивановича Шуйского Ивану Жохову о подтверждении прав Солигаличского Воскресенского монастыря на владение сельцом Балыновым и починком Бракотиным и о выплате монастырем податей с этих владений как с других монастырских вотчин по жалованным грамотам великого князя Дмитрия Ивановича Донского и царя и великого князя Федора Ивановича с приписью царя и великого князя Михаила Федоровича и Патриарха Московского и Всея Руси Филарета Никитича о передаче жалованной грамоты игумену монастыря Антонию с братьею. 1608 (7116) 13 мая, 1623 (7131) 21 июля» (ф. 712, оп. 2, д. 15, л. 1–4). Экспертами выступили специалист по учебно-методической работе межкафедральной археографической лаборатории исторического факультета МГУ Белянкин Ю.С. и главный хранитель Церковного историко-археологического музея Костромской митрополии Виноградова С.Г.

Государственный учет документов архивного фонда

Продолжено заполнение БД «Архивный фонд» (версия 5.03) – внесены сведения о 30 новых фондах по уровню «Фонд», о 53 новых описях по уровню «Опись», поставленных на учет, о 7006 ед. хр. по уровню «Единица хранения».

Всего с начала работы внесены сведения о:
3054 фондах по уровню «Фонд» - 100 %, в том числе о 15 выбывших фондах;
6676 описях по уровню «Опись», с учетом описей на дела без шифра;
5597 описях по уровню «Опись» без учета описей на дела без шифра – 100%;
44899 ед. хр. по уровню «Единица хранения».

Формирование Архивного фонда Костромской области. Организационно-методическое руководство ведомственными архивами и организацией документов в делопроизводстве

В 2018 г. осуществлен прием на хранение: управленческой документации периода после 1917 г.– 3173 ед. хранения (от 30 организаций); документов по личному по личному составу – 3045 ед. хр. (от 37 организаций).

Была завершена работа по вопросу организации приема на хранение в ОГКУ «ГАКО» инвентарных дел объектов культурного наследия, расположенных на территории Костромской области, находящихся в неупорядоченном состоянии, созданных в делопроизводстве Бюро технической инвентаризации. Документы приняты в декабре 2018 г.– научно-техническая документация (в неописанном состоянии) 44 усл. ед. хр.

Были приняты документы личного происхождения (в неописанном состоянии): 420 ед. хр. (405 дел, 254 документа, 60 листов россыпи от 10 граждан).

Прием аудиовизуальных и электронных документов в архивохранилище неописанных аудиовизуальных и электронных документов: фотодокументов от граждан и организаций – 500 ед. хр.; электронных документов – 26 дисков.

Было проведено упорядочение документов 33 организаций по договорам возмездного оказания услуг и 18 безвозмездно: 3330 ед.хр. постоянного срока хранения; 3653 ед.хр. по личному составу. Выделено к уничтожению дел, не подлежащих хранению – 7024 дела;

Представлено на утверждение и согласование ЭПК комитета по делам архивов Костромской области описи 83 организаций, в которые включены 5411 ед. хр. постоянного хранения, 5596 ед. хр. по личному составу.

Было проведено упорядочение документов 35 организаций по договорам возмездного оказания услуг и 12 безвозмездно: 3628 ед.хр. постоянного срока хранения; 4203 ед.хр. по личному составу. Выделено к уничтожению дел, не подлежащих хранению – 5264 дело;

Представлено на утверждение и согласование ЭПК комитета по делам архивов Костромской области описи 94 организаций, 7500 дела постоянного хранения, 7724 дела по личному составу.

Оказана методическая помощь 31 организации в подготовке на утверждение и согласование ЭПК описей дел постоянного хранения и по личному составу, составлению актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (16 организаций – источники комплектования, 15 сторонних организаций) – 2571 ед. хр., по составлению описей дел временного (свыше 10 лет) срока хранения – 14 ед. хр., 27 организациям по составлению описей дел по личному составу – 2117 ед. хр., 3 организациям - источникам комплектования оказана методическая помощь в подготовке актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению– 437 позиций / 745 ед. хр.

Сотрудники архива оказали методическую помощь в составлении положения об архиве – 22 организациям, экспертной комиссии – 21 организациям. Представили на рассмотрение ЭПК комитета по делам архивов Костромской области индивидуальные номенклатуры дел – 27 организаций. Составлено 24исторических справок к описям.

Проведена работа по оптимизации списка организаций – источников комплектования. Из списка организаций-источников комплектования исключены 7 организаций (ликвидированных).

Оказана методическая помощь в составлении паспортов архивов организаций – источников комплектования – 180 организаций.

Научная информация и использование документов, создание информационно-поисковых систем.

Проводилась работа по описанию документов личного происхождения фондов Р-864 (Григоров А.А., краевед, генеалог, историк военно-морского флота, Почетный гражданин города Костромы(1904 – 1989 гг.) – 27 ед. хранения;, фонда Белорукова Д.Ф., краеведа – 200 ед.хр., фонда Р-3193 (Игнатьев В.Я., искусствовед, директор Костромского художественного музея) – 76 ед. хр.

Продолжено описание документов Костромского общественного фонда культуры – 80 ед. хр.

Продолжена работа по описанию научно-технической документации ГП «Костромареставрация», поступившей в архив в 2017 г. в неописанном состоянии – 1200 ед. хр.

Составлены описи фотодокументов (позитивы) и цветные позитивы – 660 ед. хр.

Продолжена переработка карточной описи дел без шифра за 1834 год (YIII ревизия) фонда Ф. 200 «Костромская казенная палата» – 96 ед. хр.

Проводилась работа по каталогизации фотодокументов, составлено 660 тематических карточек.

Создание, совершенствование и ведение автоматизированного НСА

Пополнены новыми сведениями тематические базы данных. Всего в базы данных занесено 17586 записей по 162 ед. хр. (документов на бумажной основе) и 1134 записей на фотодокументы. В том числе, базы данных: «Метрические книги» (г. Галич, Нерехта), «Ревизские сказки», «Картотека решений Исполнительного комитета Галичского городского Совета народных депутатов», «Картотека решений Исполнительного комитета Буйского городского Совета народных депутатов», «Картотека решений Исполнительного комитета Ленинского районного Совета народных депутатов г. Костромы», «Родословец», «Фотокаталог».

Проводилась работа по переводу именной картотеки, составленной по документам фонда Ф.121 «Костромское губернское дворянское депутатское собрание» в электронный вид, внесено 8148 записей.

Исполнение запросов

В 2018 г. подготовлено 12356 ответов на запросы. Из них, 7960 – положительные, 3422 – отрицательные, 974 письма об условиях исполнения: социально-правового характера – 8762 (6453 положительные / 2309 отрицательные); тематических – 3258 (1429 положительные / 1063 отртцательные отриц., 766 писем об условиях исполнения); генеалогических – 324 (66 положительные / 50 отрицательные, 208 писем об условиях исполнения).

В том числе, подготовлены 12 информационных материала по темам: Сведения о воинских подразделениях сформированных на территории Костромского края (XIV-XX вв.); информационный материал о становлении электроэнергетики в регионе для подготовки книги «Электроэнергетика» серии «Строители России XX- XXI вв.», издаваемой к 100-летию Плана Государственной электрификации России»; Сведения по истории комсомольского движения в Костромской области; Сведения о вкладе костромичей – тружеников тыла в дело победы советского народа в Великой Отечественной войне (1941-1945); Сведения о деятельности Ново-Костромской льняной мануфактуры братьев Третьяковых в г. Костроме; Сведения по истории российской государственности, посвященные становлению рода Романовых; Сведения о поселении Вёжи (Спас-Вёжи) Костромского уезда Костромской губернии (ныне Костромской район Костромской области); Сведения по истории села Парфеньево Костромской области; Сведения о местах захоронения умерших от ран в годы Первой Мировой войны (1914-1918 гг.); Сведения об оказании помощи костромичами в ликвидации последствий землетрясения в г. Спитак (Армения) в декабре 1988 г.; Сведения о костромичах, принимавших участие в военных действиях Первой Мировой войны (1914-1918 гг.); Сведения о воинах русских особых бригад воевавших на французском и балканском фронтах в годы Первой Мировой войны (1914-1918 гг.)

Подготовлено 121 ответов на запросы, полученные из-за рубежа, в том числе, из Узбекистана, Беларуси, Украины, Германии, Республика Молдова, Латвии, Латвии, Эстонии, Австрии и др. стран.

По электронным каналам связи поступило 8843 запроса, из них 7693 – по VipNet от органов управления ПФ РФ, по электронной почте – 1150. Получено запросов в электронный читальный зал – 976.

Принято на личном приеме 847 посетителей, по телефону дано 5141 консультация по телефону.

При исполнении запросов, подготовке выставок и публикаций осуществлено копирование документов: 3532 электронные копий и 4984 ксерокопии.

Сотрудники архива принимали представителей Пенсионного фонда РФ г. Костромы и Костромской области, департамента по труду и занятости Костромской области по исполнению запросов социально-правового характера – 160 посещений (подбираются дела, исполняются копии документов).

В 2018 г. сотрудниками ПФ проверено 419 архивных справвок. Замечаний к исполнению нет.

Информационная деятельность (подготовка выставок, публикации в СМИ, патриотическое воспитание):

За отчетный период сотрудниками архива подготовлено 11 сообщений на семинарах и конференциях. Были опубликованы 10 статей и публикаций в изданиях Костромской области.

Сотрудники архива подготовили и участвовали в подготовке 21 историко-документальной выставке. В читальном зале и холле ОГБУ «Государственный архив Костромской области» были размещены 4 выставки, на других площадках – 7 (КВЦ «Губернский», ОГБУ «Октябрьский геронтологический центр г. Костромы», Костромская областная филармония, Костромская областная универсальная научная библиотека, в рамках первого "Фестиваля сыра", на причале № 2, принадлежащего ООО «Волна».

На сайте архива размещено 9 электронных выставок: 100-летию создания исполнительного комитета Костромского губернского Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов; 100-летие создания Красной Армии; «Из истории социального обеспечения Костромского края», «Архивы в годы Великой Отечественной войны (1941-1945 гг.); «Из истории государственной символики в России; «100 лет на защите прав и законных интересов граждан. К истории создания нотариата в России и Костромской области»; «Вдоль по Волге реке»; «Из истории костромской архитектуры»; «100-летие со дня образования Всесоюзного ленинского коммунистического союза молодежи (ВЛКСМ)».

Участвовали в подготовке 2 радиопередач и 10 телевизионных сюжетов. Проведены 7 обзорных и 1 тематическая экскурсия.

К 100-летию государственной архивной службы архив принял участие во Всероссийском кинофестивале архивных фильмов «Российский хронограф» в номинации «Телепрограммы, телепередачи по пропаганде архивного дела». Фильм «Профессор Историкус: секрет архивной службы», сняты в 2012 г. выдвинут для участия в финальном (очном) этапе конкурса от Научно-методического Совета ЦФО РФ.

К 100-летию государственной архивной службы с помощью областной телерадиокомпании «Русь» подготовлен видеофильм о Государственном архиве Костромской области продолжительностью 30 мин. Фильм подготовлен по запросу Росархива для включения в архивную коллекцию, формирование которой предусмотрено Планом основных мероприятий по подготовке и проведению празднования 100-летия государственной архивной службы России.

Сопровождение сайта. Всего с начала отчетного периода на сайт архива было сделано 90503 просмотра (пользователей 27808). 11.10.2018 г. запущена в тестовом режиме работа БД «Электронный читальный зал», обеспечивающей удаленный доступ пользователей к архивным документам. Для пользователей открыт доступ к оцифрованным описям 56 досоветских фондов и 114 фондов периода после 1917 г., и к основной части коллекции метрических книг архива (исключение составляют оп. 1, 3, частично – 12 и 15).

Всего с начала работы в электронном читальном зале ОГКУ «ГАКО»: - зарегистрировано пользователей – 508
- поступило требований – 981;
- выдано для просмотра – 3625 ед.хр.;
- приняты и составлены ответы на 105 обращений пользователей, связанных с работой электронного читального зала.
На сервере размещены рабочие копии ЭФП: 2123 ед.хр./ 158573 изобр. (654,8 Гб)

С начала года было размещено 127 информаций о деятельности архива.

На портале «Архивы России» в разделе «Новости субъектов» размещены 13 новостей о работе Государственного архива Костромской области.

В социальной сети «Вконтакте» продолжала действовать официальная группа Государственного архива Костромской области. В течение года даны ответы на вопросы 165 зарегистрировавшихся членов группы.

В 2018 г. были проведены 2 урока (лекции) для школьников и студентов, 6 встреч с общественностью.

Научно-исследовательская и методическая деятельность архива. Архив принял участие в конкурсе работ в области архивоведения, документоведения и археографии, выполненных в 2015–2017 годах в номинации «Электронные проекты», п. б) Выставки. На конкурс направлена электронная выставка «Реки и мосты Костромского края» (посвящена 45-летию пуска автопешеходного моста через р. Волга в г. Кострома (1970 г.). Выставка была подготовлена и размещена на сайте ОГКУ «ГАКО» в разделе «Выставки» за 2015 г.

В рамках исполнения поручения зам. губернатора Костромской области по вопросу «О модернизации системы электронного документооборота администрации Костромской области» и проработки вопросов передачи электронных документов из системы электронного документооборота в ведомственный архив, а затем в государственный архив и др., была подготовлена информация, содержащая анализ имеющейся нормативно-правовой базы, регулирующей вопросы создания, внедрения и функционирования систем электронного документооборота в государственных органах, а также организационно-технических мероприятий, обеспечивающих прием, хранение, использование электронных документов в государственных архивах. Проведен мониторинг государственных архивов субъектов Российской Федерации по вопросу наличия опыта по приему электронных документов органов государственной власти на постоянное хранение. Даны предложения по вопросу возможности передачи в ОГКУ «ГАКО» документов в бумажном виде, подписанных рукописной подписью губернатора Костромской области с приложением сопутствующих документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью.

За отчетный период было проведено заседаний комиссий: оценочной – 2, методической – 5, экспертной – 3; оценочной – 1, по рассекречиванию – 1.

За отчетный период сделано 5 сообщений на семинарах по архивному делу по темам: «Проведение экспертиза ценности документов, формирование дел и составление описей»; «Архивное дело. Создание и ведение архива в организации»; «О правилах ведения номенклатуры дел в организациях».

Работа читального зала.

В отчетный период было сделано 1969 посещений, вновь зарегистрировано 244 человека. Выдано пользователям: 3323 единиц хранения на бумажной основе, микрофиш и микрофильмов ф/п –295, электронного фонда пользования – 1900, описей – 1758, книг, журналов – 109, подшивок газет – 230.

С декабря 2018 г. для пользователей читального зала доступен бесплатный Wi-Fi.

Работа научно-справочной библиотеки.

В библиотеку поступило 44 печатных изданий. Продолжено заполнение БД «Инвентарная книга» – 588 записей. Составлены карточки алфавитного, систематического каталогов, на статьи периодических изданий, о выдающихся деятелях края, автографов и др. – 1277 карточек.

Проведение архивной практики.

В 2017 г. в архиве проведено 4 практики для студентов Института гуманитарных наук и социальных технологий.

В 2018 году Завершен монтаж единой локальной сети. Всего на 01.10.2018 действуют 3 локальных сети, которые объединяют 55 рабочих мест.

Кадры. Социальная защищённость работников архива. Повышение квалификации специалистов. Охрана труда

Проводилась разработка критериев оценки труда сотрудников ОГКУ «ГАКО» для перехода на систему «эффективный контракт».

Кивокурцева О.Ю., сотрудник отдела использования и публикации документов Указом № 377 от 29 июня 2018 г. Президента Российской Федерации награждена Медалью Ордена «За заслуги перед Отечеством» II степени.

Зам. директора по основной деятельности Ковалева Л.А. награждена нагрудным знаком «Почетный архивист Российской Федерации». В 2018 г. были вручены Почетные грамоты Архивного агентства РФ: зав. отделом документов по личному составу Мешич Т.А. и зав. отделом реставрации, переплета и микрофильмирования Егоровой Е.Б.; Почетные грамоты Научно-методического Совета архивных учреждений ЦФО РФ за подготовку публикаций и историко-документальных выставок на основе документов архива сотрудникам отдела использования и публикации ОГКУ «Государственный архив Костромской области»: Поповой И.И., Сухаревой Г.В.

В 2017 г. было уволено 18 специалистов по собственному желанию; принято на работу 20 специалистов.

Повышение квалификации:

В 2018 г. были проведены 6 методических занятий для сотрудников архива.

Финансирование.

В отчетный период финансирование деятельности архива осуществлялось из областного бюджета с двух типов средств: 03.01.00 и 03.02.15.

Законом Костромской области «Об областном бюджете на 2018 год» от с учетом всех изменений, государственному архиву утверждено бюджетных ассигнований и лимитов в бюджетных обязательств по ТС 03.01.00 – 25001,9 тыс. руб. и по ТС 03.02.15 – 2720 тыс. руб.

Исполнение бюджета по расходам за 2018 г. составило 89%.

Доход от оказания платных услуг за 2018 г. составил 3700 тыс. руб.

Исполнение бюджета по доходам за отчетный период составило 136 %.

В 2018 г. приобретено: МФУ лазерный, принтеры – 2, комплект компьютерной техники – 1, коммутаторы – 3, стеллаж – 1, бытовая техника – 1, резак – 1, проектор, сканер – А4, роутер-1, ИПК-1.